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档案管理办法

时间：2024-06-10 09:39:01 管理我要投稿

档案管理办法[集合]

　　第一章总则

　　第一条为了规范公司档案管理工作，有效保护和利用档案，为公司产业发展和经营管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、、《企业档案工作规范》（DA/T42-20xx）及有关法律、法规，结合公司实际，制定本管理办法。

　　第二条本办法所称档案是指公司在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种载体形式的文件材料。

　　第三条公司档案实行集中统一管理的原则，确保公司档案的完整、准确、系统与安全，便于管理和利用。

　　第四条本办法适用于本公司。

　　第二章业务范围

　　第五条档案管理包括文件的归档、档案的整理、档案的保管、档案的保密管理、档案的统计、档案的移交、档案的借阅利用、档案的鉴定与销毁等内容。

　　第六条文件的归档包括文件归档范围、归档时间及归档要求。

　　第七条档案的整理包括档案的分类、组合(组卷)、排列、编号、编目等程序。

　　第八条档案的保管包括档案安全保管和库房保护设施、设备的管理与检查。

　　第九条档案的保密管理包括对密级档案的管理原则和管理要求。

　　第十条档案的统计涉及档案工作统计年报的填报要求与内容。

　　第十一条档案的移交涉及档案的移交程序和要求。

　　第十二条档案的借阅利用涉及档案的查阅、借阅、影音复制等的审批权限及要求。

　　第十三条档案鉴定与销毁涉及档案的鉴定销毁程序及要求。

　　第三章职责分工及工作程序

　　第一节职责分工

　　第十四条公司档案室职责：

　　(一) 贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策。统筹规划公司档案工作，制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。

　　(二)负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。

　　(三) 围绕公司中心工作，开展档案信息的编研工作，为公司的各项工作提供有效服务。

　　(四) 组织做好公司档案人员的专业培训工作，提高档案工作人员的业务素质。

　　第十七条归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、录音带、录像带、实物等各种载体形式。

　　第十八条文件归档范围

　　(一) 公司在筹备、项目建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料都应纳入归档范围。

　　(二) 应收集归档的文书档案包括党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作、财务审计工作、人事劳资工作中形成的各种文件材料以及外出带回的重要文件材料等。以上管理类文件材料归档范围应符合国家档案局10令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》的要求。

　　(三) 科学技术档案归档范围包括产品(生产)、科学技术研究、建设项目、设备仪器等方面产生的科技文件材料。企业科学技术档案的归档范围应符合《企业档案工作规范》(DA/T 42)附录A及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T 28)附录A规定的要求。

　　(四) 应收集归档的会计档案包括会计凭证、会计帐薄、财务报告等会计核算专业材料。企业会计档案归档范围应符合财会字[1998]32号《会计档案管理办法》附表1《企业和其他组织会计档案保管期限表》规定的要求。

　　(五) 干部人事档案收集归档范围应符合中组发[20xx]12号《干部人事档案材料收集归档规定》的要求。

　　(六) 声像、电子档案收集归档范围，包括记录本单位主要职能活

　　动和重要工作成果、重点建设项目的照片、录音带、录像带、光盘、磁盘、优盘等特殊载体档案。

　　(七) 实物档案收集归档范围，包括区级及上级单位颁发的有保存价值的各种奖牌、奖杯、证书，以及区级及以上领导和社会著名人士到本单位视察的题词、留言等。

　　第十九条文件归档时间

　　(一) 党群工作、行政管理、经营管理、财务审计、人事劳资工作中形成的管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。

　　(二) 科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。

　　(三) 产品产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。

　　(四) 会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理，保管一年后向公司档案部门移交。

　　(五) 电子文件逻辑归档应定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体文件归档时间一致。

　　(六) 照片、录音、录像等声像档案由摄录部门或工作人员编辑、整理后，每三个月向档案部门移交。

　　(七) 各类奖牌、奖杯、证书等实物载体形式档案应在工作结束后及时归档。

　　(八)企业内部机构变动、职工调动和离岗时留在部门或个人手中的文件；企业资产与产权变动过程中形成的文件，；更新、补充的文件；其他活动中形成的文件等，应随时归档。

　　第二十条文件归档要求

　　(一) 各部门、项目及专项工作的专兼职档案人员应按照档案管理规定将文件整理后归档。

　　(二) 归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统，签章手续完备；其内容真实、可靠，与实际相符合。

　　(三) 归档的文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，其载体、书写及制成材料应符合档案耐久性要求。

　　(四) 归档的文件材料应为原件。正式发文应归正本和底稿；合同、协议、意向书应归正本；外来文件及函电应归原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档，并标明原件保存处。文件材料归档后不得更改。

　　(五) 非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文材料应与中译文一并归档，无译文的应译出标题和目录后归档。

　　(六) 归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

　　(七) 存储在脱机载体上的电子档案应一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

　　(八) 两个以上部门合作完成的项目，应以合同、协议约定的文件归档。主办部门一般应保存全套文件，协办部门保存与所承担任务相关的正本文件。

　　(九) 归档的文件材料应由形成单位或部门审核，合格后编制移交清册向公司档案管理部门移交。交接双方根据移交清册清点、核对，并履行签字手续。

　　第三节档案的整理

　　第二十一条档案的整理是按照一定的原则对档案实体进行分类、组合(组卷)、排列、编号、编目，使之有序化的过程。

　　第二十二条档案整理应遵循文件材料的形成规律, 区分保管期限，保持文件之间的有机联系,便于保管利用的原则。

　　第二十三条公司应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定档案分类方案，并应保持相对稳定性和可扩充性。

　　第二十四条档案室应按照公司档案分类方案，结合归档文件内容及其形成特点，对生产、经营、建设、管理等活动中形成的文件有层次的进行分类。

　　第二十五条档案室应将分类后的文件，按一定的原则和方法，将具有内在联系的若干文件，以自然件或卷、盒的形式组合在一起，便于档案的保管和利用。

　　第二十六条档案室应根据档案分类方案，对分类、组合(组卷)后的档案按类分别集中排列，类别内档案按类目条款顺序依次排列编号。

　　第二十七条档案室应根据档案分类方案和排列顺序编制档号，档号应具有唯一性。并按全宗、类别、保管期限编制档案目录，以固定档案在全宗中的位置，便于统计和检索利用。

　　第二十八条公司归档的各种载体形式的文件材料，应按照DA/T 32《归档文件整理规则》、GB/T 11822—20xx《科学技术档案案卷构成的一般要求》、DA/T 28—20xx《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、财会字[1998]32号《会计档案管理办法》、中组部《干部档案整理工作细则》、GB/T 11821《照片档案管理规范》、GB/T 18894《电子文件归档与管理规范》、DA/T15《磁性载体档案管理与保护规范》等标准及文件的要求,由文件形成单位或部门负责收集、积累、整理后，移交档案部门归档。

　　第四节档案的保管

　　第二十九条档案保管工作应以预防为主，防治结合，采取有效措施，确保档案的安全保管与保护。

　　第三十条公司应根据不同载体档案的保管要求，配置适宜档案安全保存的专门库房，配备有专用保护功能的档案柜架和必要的设施、设备。

　　第三十一条底图不宜折叠；重要档案应异地备份。

　　第三十二条磁性载体档案应选择防磁设施，竖立存放，并远离强磁场、强热源，与有害气体隔离。

　　第三十三条对受损的档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。

　　第三十四条定期对保存的电子档案和磁性载体档案进行抽样机读检验，光盘每满4年，磁性载体每满2年进行一次抽检机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

　　第三十五条清洁磁性载体档案时不得用手触摸磁带、磁盘，应戴非棉制手套操作。

　　第三十六条擅自对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿、销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，应依法进行处理。

　　第三十七条档案库房管理

　　(一) 档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等安全隐患的场所，一般不宜设置在地下或项层。

　　(二) 库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能。

　　(三) 库房温、湿度应符合各类载体档案的保管要求。对库房的温、湿度要做定期测量记录，对不适应档案载体保管的温、湿度要及时进行调整。

　　(四) 库房设备运转情况应定期检查，并及时排除隐患。

　　(五) 库藏档案应定期清查核对，做到账物相符，库藏档案发生变化应及时记录说明。

　　第五节档案的保密管理

　　第三十八条档案工作人员必须认真学习贯彻执行《保密法》，严格执行《保密守则》，牢固树立保密观念。公司档案工作坚持既要保密，又要便于提供利用的原则。

　　第三十九条凡属保密范围的档案，都应标明密级，对不同密级的档案，应由不同范围的人员查阅利用，不得擅自扩大利用范围。

　　第四十条保管保密档案的库房及门窗要坚固，并有防盗设施，保密档案必须用专柜安全存放。

　　第四十一条档案工作人员要树立良好的职业道德，不准在和人谈话、打电话和通信中涉及档案机密，不私自抄录、复制秘密文件。如发现失泄密现象，必须认真追查，严肃处理。

　　第四十二条档案工作人员和档案利用者均有责任保守秘密，不擅自对外提供国家和本公司秘密以及内部事项的文件、资料，不在发表文章中泄露国家和本公司秘密。违反者按失泄密论处。

　　第四十三条密级档案在传递时，严格执行《公司保密管理办法》，必须由二名以上档案工作人员专门传递。

　　第四十四条密级档案按照有关规定，及时进行降密、解密工作，并在档案上注明降级及取掉密级标记。

　　第六节档案的统计

　　第四十五条公司应建立档案工作统计台账，其主要内容包括：档案库藏情况，年度入出库情况，档案利用情况，档案专兼职人员情况，档案设施、设备情况，档案销毁情况等。

　　第四十六条公司应及时、准确填报档案工作统计年报及有关报表。档案统计工作应保持连续性。

　　第七节档案的移交

　　第四十七条档案移交程序与要求

　　(一) 公司各职能部门或项目专、兼职档案员对本部门、项目归档文件材料的齐全、完整与准确情况检查整理后，编制移交清册，经部门或项目负责人审核签字后，向档案室移交。

　　(二) 建设项目档案移交时，应经编制单位自检，监理单位审核，建设单位验收确认并签署意见后，由移交单位编制档案交接签证和移交清册，与项目建设单位档案部门办理交接手续。

　　(三) 各职能部门移交的档案，档案室应按档案管理要求，对档案的齐全、完整、系统整理情况进行核对与验收，合格后办理交接手续。档案交接签证和移交清册交接各方各留存一份归档。

　　(四) 对不完整、不准确或不符合质量要求的档案一律不予接收，待补充齐全、整理规范达到要求后，再办理移交手续。

　　第八节档案的借阅利用

　　第四十八条公司职员如需查阅公司档案，需开具介绍信，经档案室负责人同意后，方可查阅。

　　第四十九条外单位人员需查阅公司档案，须凭所在单位介绍信，并经公司档案室同意后，方可查阅。

　　第五十条借阅、查阅档案须事先填写《档案借阅、查阅登记表》，未履行登记手续的，档案室不予提供档案。

　　第五十一条档案一般不借出档案室，特殊情况需要借出时，须经公司档案室与档案所属部门负责人同意，办理借出手续，并限期归还。档案借出时间不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续。

　　第五十二条查、借阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改、抽换、伪造、拆撕档案，违者且造成档案损毁的，依法追究当事人责任。

　　第五十三条因公外出需携带档案时，一般档案可带复印件或副本，密级档案应通过保密手续传递。

　　第五十四条密级文件、会议记录、专利技术文件原则上不准复制。

　　第五十五条归还档案应严格清点，办理归还手续。归还磁性载体档案时，要进行质量检查、验收。

　　第五十六条查、借阅档案者有义务将利用效果反馈给档案室，以利于探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。

　　第五十七条离退休人员、办理调动手续的职工，须到档案室办理档案、资料归还手续，由档案室盖章签字后，人资部门方可给予办理手续。

　　第九节档案的鉴定与销毁

　　第五十八条档案鉴定小组应根据档案的不同保管期限，及时对保管期满的档案进行鉴定。

　　第五十九条经档案鉴定小组鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限。

　　第六十条经鉴定确无保存价值的档案应填写销毁清册，并写出销毁报告，经鉴定小组签字，公司法定代表人批准后，由两人以上人员进行监督销毁，销毁清册永久保存。

　　第六十一条公司保管期满的会计档案，由档案室会同会计部门组织会计档案鉴定小组，提出销毁鉴定意见，编制会计档案销毁清册，由鉴定小组成员、公司总会计师在会计档案销毁清册上签署意见，以正式文件经企业法定代表人(或单位负责人)签发，上报集团公司批准后销毁。销毁时由两人以上人员进行监督销毁，销毁清册永久保存。

　　第六十二条销毁档案应到符合条件的指定地点进行销毁。销毁的档案必须化为纸浆或焚毁，不准出卖或移作他用。

　　第六十三条档案鉴定工作结束后，档案部门应及时做好档案整理、检索工具调整等善后处理工作。

　　第四章管理要求

　　第六十四条公司在文件材料的归档工作中致力于达到以下目标和要求：

　　（一）各类档案需归档的范围明确、合理；（二）各类档案归档时间明确、合理；

　　（三）各类档案归档的要求明确，确保归档的文件材料真实、完整、有效。

　　（四）档案移交时记录清晰、准确。

　　第六十五条公司在档案的整理工作中致力于达到以下目标和要求：（一）对各类档案确定的保管期限合理；

　　（二）确保档案分门别类整理，以便于管理、查找；（三）档案管理系统信息与实体档案一致；（四）档案管理信息系统授权得当。

　　第六十六条公司在档案保管工作中致力于达到以下目标和要求：（一）库房档案排列有序，便于查找；

　　（二）档案的保管方式得当，确保防护措施到位；

　　（三）档案库房的各项安全防护措施到位，确保档案的安全；（四）对档案库房的日常安全检查有效，能够及时发现档案损害或丢失情况并补救。