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会计档案管理办法
会计档案管理办法1
为了加强海南师范大学附属中学财会类档案（以下简称财会档案）工作的业务建设，不断提高财会档案的质量和科学管理水平，更好地为学校和社会经济事业服务，根据《会计档案管理办法》等法律、法规、规章，结合学校实际，制定本管理方法。
一、财会档案归档和不归档范围
凡在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐薄、报表等文件材料，均属财会档案。
（一）归档范围
1、反映财务管理、会计活动的全过程，对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的文件材料。
2、归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐薄、会计报表、工资清册等方面，具体范围见附表。
3、其他对本校工作具有查考价值的文件材料。
（二）不归档的范围
1、上级有关财务的普发性（非专指学校）、不办的文件。
2、未定稿的文件。
3、重份文件。
4、未生效的合同、协议、单据。
5、无查考利用价值的临时性文件、事务性文件。
二、财会档案工作岗位责任制
（一）财会管理部门领导职责
1、制定和健全财会档案管理制度，确保财会文件材料的形成积累，并将财会档案纳入日常管理工作之中，监督承办人员执行。
2、加强同档案室联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量。
3、指导财会档案的鉴定工作。
（二）财会管理部门兼职档案人员职责
1、在部门负责人领导下，协助各会计承办人员做好平时各类会计核算材料的收集积累工作；检查已收集、积累的文件材料是否完整、系统、准确，并按要求进行整理归档。
2、做好暂时存在本部门的.档案的分类、编目、登记、保管利用等工作。
3、接受档案室的业务指导、监督、检查工作，保证归档档案的质量。
4、负责编制财会档案移交清册，按时向档案室移交档案。
三、财会文件材料的归档流程
（一）形成与积累
学校财会室分工归口归档。
1、学校财会室领导，在制定财会计划时，应向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务，指定本部门的兼职档案人员。
2、财会室的兼职档案员，要督促会计承办人员，做好平时文件材料的收集、积累，保证文件材料的完整、系统和准确。
（二）整理方法
1、装订
综合文件材料应按件装订。一般在左侧装订，要求文件材料左、下侧边对齐。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后。会计帐薄、报表、工资清册按自然形成件装订；会计凭证按会计凭证顺序号装订，每件厚度不超过2cm为宜，用不锈钢钉或线装订。对破损的文件材料应进行修补。
2、分类
分类方案：分年度──分二级类目──分保管期限
（1）分年度
将财会文件材料按照会计年度分开，不同年度的会计核算材料不能放在一起，归档年度采用自然年度。
（2）分二级类目（分问题）
在每个年度下按问题分类，一级类目是财会档案实体分类的最高层位，标识为“CK”。财会档案划分至二级类目，其分类标识规定如下：
二级类目名称标识代号
财会综合CK11
会计报表CK12
会计帐簿CK13
会计凭证CK14
工资清册CK15
（3）分保管期限
财会档案在二级类目内划分保管期限，分为永久、长期、短期三种。永久标识为“Y”，长期标识为“C”，短期标识为“D”，具体保管期限见附表。
3、排列
归档文件材料在二级类目下同一保管期限内排列，综合管理文件材料按事由结合重要程度排列；报表、帐簿、凭证、工资清册等按形成时间顺序排列。
4、编号
归档文件材料按排列顺序逐件编号。
5、编制归档文件目录
归档文件材料应依据档号的顺序编制归档文件目录，其格式式样如下：
归档文件目录
20xx-CK11-Y
件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注
上述表中各项填写要求如下：
件号：填写档案室编件号；
责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；
文号：文件的发文字号；
题名：文件材料标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号；
日期：填写文件材料最后形成日期；
页数：每一件归档文件材料的页数，文件材料中有图文的页面为一页；凭证页数填写“会计凭证总页数”的页数；
备注：注释文件材料需说明的情况。
6、装盒
将归档文件材料按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。档案盒统一使用由档案管理部门监制的硬纸盒、会计档案盒。
7、备考表
综合管理的归档文件，备考表置于盒内文件材料之后，并填写表内项目内容：
（1）盒内文件情况说明填写盒内文件材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
（2）整理人：负责整理归档文件材料的人员姓名；
（3）检查人：负责检查归档文件材料整理质量的人员姓名；
（4）日期：归档文件材料整理完毕的日期。
四、归档时间
当年财会档案，在会计年度终了后可暂由财会室保管一年，期满后的次年六月底前由财会室兼职档案人员，编制档案移交目录一式二份送部门领导审核签字后，连同档案集中向档案室移交。
财会类档案归档范围和保管期限表
会计档案管理办法2
第一条 为加强会计管理，特制定本管理办法。
第二条 企业的会计档案包括：会计凭证、会计帐簿、会计报告、查帐报告、验资报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件，如合同、章程、董事会计等各种会计资料。
第三条 会计档案的保存。
由财务部专人负责保存会计档案，定期将财务部归档的'会计资料，按顺序立卷登记有效。
会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类，具体和保管年限详见附表。
会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经部门经理审查，总经理批准，报上级有关部门批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由审计部和财务部有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。
第四条 会计档案的借用。
财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。
集团内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。
外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。
会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复制时，必须经财务部经理批准，并限期归还。
第五条 由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。
第六条 本办法适用于公司总部、下属全资及控股企业。
会计档案保管期限
档案名称 保管期限
(一)会计凭证类
1.原始凭证、记帐凭证 15年
其中：涉及外来和对私改造的会计凭证 永久
2.银行存款余额调节表 3年
(二)会计帐簿类：
1.日记帐 15年
其中：现金和银行存款日记帐 25年
2.明细帐、总帐、辅助帐 15年
3.涉及外来和对私改造的会计帐簿 永久
(三)会计报表类：
1.主要财务指标报表 3年
2.月、季度会报表 15年
3.年度会计报表 永久
(四)其它类：
1.会计档案保管清册及销毁清册 25年
2.财务成本计划 3年
3.主要财务会计文件、合同、协议 永久
会计档案管理办法3
一.总则为加强公司会计档案的科学管理，特制定本办法。
二.会计档案的界定和主管会计档案是指公司会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算材料。
财务部为会计档案主管部门。
财务部建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度。
公司接受上级财政机关和档案业务机关的业务指导、监督与检查。
三.会计档案管理财务部对每年形成的会计档案，按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管1年。期满后原则上编造清册移交公司档案部门。
档案部门接受保管的会计档案，原则应当保持原卷册的.封装；个别需拆封重新整理的，会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。
会计档案应妥善保管、存放有序、查找方便，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。
公司内查阅会计档案要按规定办理手续。上级机关或外单位需要查阅的，要经公司领导批准，且派专人陪同阅看；原件不得借出。
下属单位（分、子公司）撤并，会计档案应随同转移到上级控股公司或指定部门，并办理好交接手续。
各种会计杰案的保管期限，可分人永久、定期二类，详见会计档案保管期限表。保管期限从会计年度终了后的第一天起算。
会计档案保管期满，需要销毁的，由公司档案或财务部提出销毁意见，并严格审查，编造会计档案销毁清册，报经主管批准后销毁。对尚未了结的债权、债务和法律纠纷涉及的原始资料，应单独抽出、另行立卷，直至案件结束为止。
由财务和档案部门共同派员监销。会计档案销毁前，监销人应认真清点核对：销毁后在销毁清册上签名，并将监销情况上报有关领导。
四.附则本办法由财务部会同档案部门解释、执行，经总经理批准颁行。
会计档案管理办法4
财会[20xx]1号
各省、自治区、直辖市财政厅（局）、档案局，深圳市财政委员会、档案局：
为规范会计师事务所审计档案管理，保障审计档案的真实、完整、有效和安全，充分发挥审计档案的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国注册会计师法》《中华人民共和国档案法实施办法》及有关规定，财政部、国家档案局制定了《会计师事务所审计档案管理办法》，现予印发，自20xx年7月1日起施行。
财政部国家档案局
20xx年1月11日
附件：
会计师事务所审计档案管理办法
第一章总则
第一条为规范会计师事务所审计档案管理，保障审计档案的真实、完整、有效和安全，充分发挥审计档案的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国注册会计师法》《中华人民共和国档案法实施办法》及有关规定，制定本办法。
第二条在中华人民共和国境内依法设立的会计师事务所管理审计档案，适用本办法。
第三条本办法所称审计档案，是指会计师事务所按照法律法规和执业准则要求形成的审计工作底稿和具有保存价值、应当归档管理的各种形式和载体的其他历史记录。
第四条审计档案应当由会计师事务所总所及其分所分别集中管理，接受所在地省级财政部门和档案行政管理部门的监督和指导。
第五条会计师事务所首席合伙人或法定代表人对审计档案工作负领导责任。
会计师事务所应当明确一名负责人（合伙人、股东等）分管审计档案工作，该负责人对审计档案工作负分管责任。
会计师事务所应当设立专门岗位或指定专人具体管理审计档案并承担审计档案管理的直接责任。审计档案管理人员应当接受档案管理业务培训，具备良好的职业道德和专业技能。
第六条会计师事务所应当结合自身经营管理实际，建立健全审计档案管理制度，采用可靠的防护技术和措施，确保审计档案妥善保管和有效利用。
会计师事务所从事境外发行证券与上市审计业务的，应当严格遵守境外发行证券与上市保密和档案管理相关规定。
第二章归档、保管与利用
第七条会计师事务所从业人员应当按照法律法规和执业准则的要求，及时将审计业务资料按审计项目整理立卷。
审计档案管理人员应当对接收的审计档案及时进行检查、分类、编号、入库保管，并编制索引目录或建立其他检索工具。
第八条会计师事务所不得任意删改已经归档的审计档案。按照法律法规和执业准则规定可以对审计档案作出变动的，应当履行必要的程序，并保持完整的变动记录。
第九条会计师事务所自行保管审计档案的，应当配置专用、安全的审计档案保管场所，并配备必要的设施和设备。
会计师事务所可以向所在地国家综合档案馆寄存审计档案，或委托依法设立、管理规范的档案中介服务机构（以下简称中介机构）代为保管。
第十条会计师事务所应当按照法律法规和执业准则的规定，结合审计业务性质和审计风险评估情况等因素合理确定审计档案的保管期限，最低不得少于十年。
第十一条审计档案管理人员应当定期对审计档案进行检查和清点，发现损毁、遗失等异常情况，应当及时向分管负责人或经其授权的其他人员报告并采取相应的补救措施。
第十二条会计师事务所应当严格执行审计档案利用制度，规范审计档案查阅、复制、借出等环节的工作。
第十三条会计师事务所对审计档案负有保密义务，一般不得对外提供；确需对外提供且符合法律法规和执业准则规定的，应当严格按照规定办理相关手续。手续不健全的，会计师事务所有权不予提供。
第三章权属与处置
第十四条审计档案所有权归属会计师事务所并由其依法实施管理。
第十五条会计师事务所合并的，合并各方的审计档案应当由合并后的会计师事务所统一管理。
第十六条会计师事务所分立后原会计师事务所存续的，在分立之前形成的审计档案应当由分立后的存续方统一管理。
会计师事务所分立后原会计师事务所解散的，在分立之前形成的审计档案，应当根据分立协议，由分立后的会计师事务所分别管理，或由其中一方统一管理，或向所在地国家综合档案馆寄存，或委托中介机构代为保管。
第十七条会计师事务所因解散、依法被撤销、被宣告破产或其他原因终止的，应当在终止之前将审计档案向所在地国家综合档案馆寄存或委托中介机构代为保管。
第十八条会计师事务所分所终止的，应当在终止之前将审计档案交由总所管理，或向所在地国家综合档案馆寄存，或委托中介机构代为保管。
第十九条会计师事务所交回执业证书但法律实体存续的，应当在交回执业证书之前将审计档案向所在地国家综合档案馆寄存或委托中介机构代为保管。
第二十条有限责任制会计师事务所及其分所因组织形式转制而注销，并新设合伙制会计师事务所及分所的，转制之前形成的审计档案由新设的合伙制会计师事务所及分所分别管理。
第二十一条会计师事务所及分所委托中介机构代为保管审计档案的，应当签订书面委托协议，并在协议中约定审计档案的保管要求、保管期限以及其他相关权利义务。
第二十二条会计师事务所及分所终止或会计师事务所交回执业证书但法律实体存续的，应当在交回执业证书时将审计档案的处置和管理情况报所在地省级财政部门备案。委托中介机构代为保管审计档案的，应当提交书面委托协议复印件。
第四章鉴定与销毁
第二十三条会计师事务所档案部门或档案工作人员所属部门（以下统称档案管理部门）应当定期与相关业务部门共同开展对保管期满的审计档案的鉴定工作。
经鉴定后，确需继续保存的审计档案应重新确定保管期限；不再具有保存价值且不涉及法律诉讼和民事纠纷的`审计档案应当登记造册，经会计师事务所首席合伙人或法定代表人签字确认后予以销毁。
第二十四条会计师事务所销毁审计档案，应当由会计师事务所档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。销毁电子审计档案的，会计师事务所信息化管理部门应当派员监销。
第二十五条审计档案销毁决议或类似决议、审批文书和销毁清册（含销毁人、监销人签名等）应当长期保存。
第五章信息化管理
第二十六条会计师事务所应当加强信息化建设，充分运用现代信息技术手段强化审计档案管理，不断提高审计档案管理水平和利用效能。
第二十七条会计师事务所对执业过程中形成的具有保存价值的电子审计业务资料，应当采用有效的存储格式和存储介质归档保存，建立健全防篡改机制，确保电子审计档案的真实、完整、可用和安全。
第二十八条会计师事务所应当建立电子审计档案备份管理制度，定期对电子审计档案的保管情况、可读取状况等进行测试、检查，发现问题及时处理。
第六章监督管理
第二十九条会计师事务所从业人员转所执业的，离所前应当办理完结审计业务资料交接手续，不得将属于原所的审计业务资料带至新所。
禁止会计师事务所及其从业人员损毁、篡改、伪造审计档案，禁止任何个人将审计档案据为己有或委托个人私存审计档案。
第三十条会计师事务所违反本办法规定的，由省级以上财政部门责令限期改正。逾期不改的，由省级以上财政部门予以通报、列为重点监管对象或依法采取其他行政监管措施。
会计师事务所审计档案管理违反国家保密和档案管理规定的，由保密行政管理部门或档案行政管理部门分别依法处理。
第七章附则
第三十一条会计师事务所从事审阅业务和其他鉴证业务形成的业务档案参照本办法执行。有关法律法规另有规定的，从其规定。
第三十二条本办法自20xx年7月1日起施行。
会计档案管理办法5
1、财务（包括内部核算财务）要根据国家档案管理有关规定和要求，对财务会计凭证、帐簿和会计报表等会计资料，定期整理，装订成册或立卷后送公司档案室存档。存档时，必须由财务经理核对、清点数量无误并签署存档记录表后，档案管理员方可给予存档。存放会计档案的档案柜必须双锁开关，钥匙由主管会计和财务经理各持一把（不同锁）任何人经批准后方可查阅财务档案，必须由主管会计、财务经理共同开锁，由主管会计妥善保管，严防失火、损坏、丢失。
2、公司内部任何人员调阅会计档案须经总经理批准。外来人员调阅或复制档案，要凭介绍信并经总经理批准。
3、档案销毁，须由上级主管部门和有关档案部门共同鉴定，由总经理批准后由主管会计与财务经理共同监督。销毁的档案须填写“会计档案销毁清册”。“会计档案销毁清册”要长期保存。
4、会计人员变动，须办理会计档案移交手续。并由财务经理或主管会计监交，填写移交清册，并由交接双方和监交人在移交清册上签名或盖章。
5、主管会计须设置会计档案管理记录簿，档案收发调阅等事项要及时登记，出纳人员不能兼管会计档案管理。
6、会计凭证是记载经济业务发生，明确经济责任的书面凭证，是记帐的依据。会计帐簿是记录经济业务发生的簿籍，是编制会计报表的依据，取得或填制会计凭证，登记帐簿，是会计核算方法中不可缺少的两项内容。
7、会计凭证分原始凭证和记帐凭证，相关会计人员对公司发生的每一项经济业务，必须逐笔按凭证的具体业务内容、数量、金额编制记帐凭证。各种原始凭证必须具备：凭证名称、填制日期、单位名称、经济业务内容摘要、数量和金额、填制单位或财务专用章、发票专用章、经办人签名或盖章。
8、会计凭证要妥善保管，会计人员要根据审核无误的原始凭证填制记帐凭证。要遵循借贷记账法的原则，据以登记帐簿。
9、记帐凭证可根据每一凭证单独填制，也可根据原始凭证汇总表填制，每月终了应将已登记过帐簿的原始凭证和记账凭证分类装订成册。
10、财务部设置现金和银行存款两种日记帐、总账和符合公司经营需要的.各种明细帐、明细分类帐簿等。登记帐簿要做到数字准确、摘要清楚、登记及时、有根据，并能反映各项资金占用和资金的来龙去脉，以便对帐簿记录进行分析查核。
11、各种帐簿的记录必须月月核对，做到帐证相符、帐实相符、帐帐相符、帐表相符。按月结帐前必须将本月内发生经济业务全部记入帐簿。对各种会计凭证和会计帐簿的具体格式，必须按上级主管部门的要求处理。
12、任何会计档案、帐本、凭证等会计资料需复印必须由财务经理书面批准，否则微机室不予受理。
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