公文管理规定

[优]公文管理规定

公文管理规定1

　　第一条 本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。

　　第二条 本公司公文，实行统一管理。公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。

　　第三条 各部室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。

　　第四条 公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。

　　文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。

　　第五条 公司发文的程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)打印、发文、 催办、立卷、归档、销毁等。

　　第六条 公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档。

　　草拟公文应注意以下事项：

　　(一)内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。

　　(二)反映情况要客观，实事求是。

　　(三)文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。

　　(四)人、地、物名、引文及时间要具体、准确。

　　第七条 各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的`，当天批复；一般文件的，三天内批复。

　　第八条 各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。

　　第九条 公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份送总裁办档案室存档。有领导指示的，还应附批复件。

　　第十条 收文由总裁办公室统一负责。总裁办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由总裁办收回归档。

　　第十一条 所有文件发放，一定要有登记、签收手续。

　　第十二条 公司发文，一定要由总裁办统一编号：

　　(一)以公司名义对外发文，一律×××字(××年)××号；

　　(二)公司党总支发文，用××党字(××年)××号；

　　(三)以工会、共青团、妇联名义发文，用××政字(××年)××号；

　　(四)公司监事会发文，用××监字(××年)××号；

　　(五)董事局发文，用××董字(××年)××号；

　　(六)董事局委员会发文，用××董×字(××年××号；

　　(七)董事局委员会所属机构发文，用××董××字(××年)××号；

　　(八)其他管理部门的发文，用×××字(××年)××号。

　　第十三条 董事会机构及经营管理部门除经对方同意，一般不对外发文。

　　第十四条 红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他文件一般用公司信笺印发。

公文管理规定2

　　1.目的：为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，提高公文运转时效，明确公文承办要求，实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。

　　2.适用范围：

　　本制度适用于集团总公司、子公司。

　　3.职责范围

　　3.1集团总裁办

　　3.1.1总裁办是公司公文处理的管理部门。

　　3.1.2负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。同时负责指导各部门和各子公司的文件处理工作。

　　3.1.3负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。负责本制度的实施。

　　3.2集团其它各部门、子公司

　　3.2.1不得以集团名义自行对外正式行文。

　　3.2.2负责按本制度规定执行

　　4.公文处理原则

　　4.1公文处理原则

　　4.1.1公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。

　　4.1.2公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。

　　5.公文的种类：

　　5.1公文的定义

　　5.1.1公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。

　　5.1.2常用的公文种类

　　常用的公文种类有：决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、规定、函、会议纪要等。

　　(一)决定、决议：对重要事项重大行为做出安排，用"决定";经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用"决议"。

　　(二)意见：用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法。(三)通知：用于传达上级部门指示，要求下级部门办理和需要周知和共同执行的事项。

　　(四)通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

　　(五)报告、请示：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用"报告";向上级部门请示指示、批准用"请示"。

　　(六)规定：用于对特定范围内的'工作和事务制定具有约束力的行为规范。

　　(七)函：是相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门提出请求的公文。

　　(八)会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求全公司共同遵守执行。

　　6.公文格式和行文规则

　　6.1公文格式和行文规则

　　6.1.1公文用纸幅面及版面尺寸

　　(1).公文用纸幅面尺寸

　　公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。

　　(2).公文页边与版心尺寸

　　公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm，公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)。

　　6.1.2公文中图文的颜色

　　除红头文件外，未作特殊说明的公文中图文的颜色均为黑色。

　　6.1.3排版规格与印制装订要求

　　(1).排版规格

　　正文用4号宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

　　(2).制版要求

　　版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

　　(3).印刷要求

　　单面印刷;页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。

　　(4).装订要求

　　公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm;无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固;后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90°，无毛茬或缺损。

　　6.2公文中各要素标识规则

　　组成公文的各要素可划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。

　　6.2.1眉首

　　(1).公文份数序号

　　公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

　　(2).秘密等级和保密期限

　　密级公文应分别标明"密级"字样，用3号黑体字，顶格;密级分为ABC三个等级。密级程度应由发文主管单位领导根据文件内容确定。如需标识和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行。

　　(3).紧急程度

　　如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。

　　(4).发文机关标识

　　由公司全称或规范化简称后面加"文件"组成，即"湖南九州集团有限公司(文件)"或"九州集团";对一些特定的公文可做相应的改变，如通知即可写为"湖南九州集团有限公司(通知)"。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。

　　发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

　　(5).发文字号

　　发文字号包括公司、部门字号、年号、顺序号。

　　②如发文单位为总裁办，则具体格式为：

　　发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

　　(6).签发人

　　公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名，特殊情况手签签发人姓名。

　　如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

公文管理规定3

　　为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。

　　1、文件的发放：

　　(1)财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。

　　(2)各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。

　　(3)任何文件，发放人须建立"文件发放回收登记表"。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立"文件发放回收登记表"，并由个人亲自签字接收。

　　(4)需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件(包括学习材料等)，发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。

　　2、文件的更改：

　　(1)任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改(数据性或原则性的须报直属部经理签字认可)，连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

　　(2)文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。

　　3、文件的换页：

　　(1)任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页情况(属数据性、原则性修改须部经理签字认可)送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。

　　(2)所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。

　　4、文件的回收、作废：

　　(1)因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的.，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。

　　(2)文件发放人在回收文件时，必须持"文件发放回收登记表"由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。

　　(3)每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。

　　(4)所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。

　　5、其它规定：

　　(1)任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。

　　(2)无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。

　　(3)任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。

　　(4)所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员必须在"作废文件"档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。

　　(5)发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。

　　(6)文件发放人必须将已使用的"文件发放回收登记表"按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。

　　6、任何人未经总经理批准，不得将公司文件私自提供给公司以外人员。则除承担50元罚款外，对由此造成的一切后果负责。

　　7、本规定各条款如有违犯，对责任人每次罚款50元，由其直接领导开通用罚款单收缴。

公文管理规定4

　　(一)总则

　　第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。

　　第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。

　　第三条按照党政分工的原则，本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。

　　(二)收文的管理

　　第四条公文的签收

　　1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

　　2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

　　第五条　公文的编号保管

　　1.收发员(文书)拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。

　　2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

　　第六条公文的阅批与分转

　　1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

　　2.一般礼仪性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。

　　3.为加速文件运转，收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

　　第七条文件的传阅与催办。

　　1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　4.文件阅完后，应交收发员(文书)，切忌横传。

　　5.办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

　　6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。

　　(三)发文的管理

　　第八条发文的规定

　　1.单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

　　2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文，方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、政×字发文。群众团体文件由党支部批转。

　　3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

　　第九条发文的范围：

　　1.凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

　　2.党支部、行政办公室下发文件主要用于：

　　(1)公布单位规章制度;

　　(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件;

　　(3)公布单位体制机构变动或干部任免事项;

　　(4)公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定;

　　(5)发布有关奖惩决定和通报;

　　(6)其他有关重大事项;

　　3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于：

　　(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

　　(2)同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

　　4.日常生产、技术、管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各科室书面或口头自行通知执行，一般不用发文。

　　5.各科室如会议所作的.决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

　　(四)发文程序与要求

　　第十条　发文程序规定：

　　1.各科室需要发文，应事先向党支部、行政办公室提出申请;

　　2.党支部、行政办公室同意发文后，主办科室应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿;

　　3.草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;

　　4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级;

　　5.办公室应根据党支部、行政的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;

　　6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容、质量负责);

　　7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚;

　　8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签;

　　9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党政领导审定批准签发;

　　10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)统一编号送打字室打印;

　　11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名;

　　12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由收发员(文书)分发并检查落实情况。

　　(五)文件的借阅和清退

　　第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。

　　第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

　　第十三条办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

　　(六)文件的立卷与归档

　　第十五条文件的归档范围：

　　1.凡下列文件统一分别由办公室收发员(文书)负责归档：

　　(1)上级机关来文，包括上级对单位报告、申请的批复;

　　(2)党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等;

　　(3)党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会以及各种例会记录;

　　(4)支部党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

　　(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果;

　　(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等;

　　(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料;

　　(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品;

　　(9)单位日志和大事记;

　　(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

　　2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

　　第十六条立卷要求

　　1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

　　(七)文件的销毁

　　第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

　　第十八条经审核同意销毁的文件，应在办公室收发员(文书)和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。

　　第十七条实施及修改本办法经决策会通过后实施，修改时亦同。

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