零星采购管理制度及流程

时间:2023-04-04 08:58:12 制度 我要投稿
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零星采购管理制度及流程

  在发展不断提速的社会中,很多情况下我们都会接触到制度,制度是维护公平、公正的有效手段,是我们做事的底线要求。我们该怎么拟定制度呢?以下是小编帮大家整理的零星采购管理制度及流程,供大家参考借鉴,希望可以帮助到有需要的朋友。

零星采购管理制度及流程

零星采购管理制度及流程1

  一、目的

  为了进一步加强公司制度管理,健全企业采购管理制度,监督和控制不必要的开支,保证采购工作的正常化、规范化,特制定此制度。

  二、工作程序

  (一)采购原则

  1、采购是一项重要、严肃的工作,各级管理人员和采购经办人必须高度重视。

  2、采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则,并综合考虑“质量、价格”的竞争,择优选取。

  3、一般日常办公用品及其它消耗用品由综合办公室人员负责采购,需求时填写《物品申请单》;

  4、原材料及设备的请购由各子公司或部门自行负责采购,需求时填写《物品申请单》或《采购订单》,入库时由采购的子公司或部门对固定资产进行编码,送综合办资产管理专员处备案。

  5、物料采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。

  6、单次采购在金额在元以上的,有两名采购人员一同进行采购,单次采购金额在10000元以上的有财务部派人一同进行采购。

  (二)采购申请

  1、需采购部门填写《物品申请单》,填写清楚物件的品名、规格、数量,需求日期及注意事项,经部门负责人签字确认后交由综合办公室处;原材料及设备的《物品申请单》或《采购订单》交财务部审核。

  2、采购之前,采购经办人进行统一汇总采购原则。

  3、紧急采购时,由需求部门在《物品申请单》或《采购订单》上注明“紧急采购”字样,以便及时处理。

  4、若撤销采购,应立即通知综合办公室或采购人员,以免造成不必要的损失。

  (三)采购流程

  1、采购经办人根据《物品申请单》或《采购订单》内需填写所购物品和数量进行估算价格。

  2、原材料及设备的采购在采购之前必须把《物品申请单》或《采购定单》交到财务部进行审核,审核后报分管负责人或总经理审批后,方能给采购人员进行采购。

  3、采购物料定单和采购设备必须写上公司统一规定PO单号报总经理审批后复印一份交与财务。

  (四)采购经办人职责

  1、建立供应商资料与价格记录。

  2、做好采内参市场行情的经常性调查。

  3、询价、比价、议价及定购作业。

  4、所购物品的.品质、数量异常的处理及交期进度的控制。

  5、做好平时的采购记录及对帐工作。

  (五)采购方式

  1、集中计划采购:凡属日常办公用品必须集中计划购买。

  2、长期报价采购:凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价格。

  3、与供应商洽谈需两人以上进行,并对供应商评审。

零星采购管理制度及流程2

  一、请购及其规定

  1、请购的定义

  请购是指某人或者某部门根据需要确定一种或多种物料,并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。

  2、请购单的要素

  完整的请购单应包括以下要素:

  (1)请购的部门;

  (2)请购单填写人;

  (3)请购的日期及需求时间;

  (4)请购的物品名;

  (5)请购的物品数量;

  (6)请购的物品规格;

  (7)请购的物品用途;

  (8)请购如有特殊需要请备注;

  (9)请购部门主管;

  (10)请购单审核人;

  (11)公司总经理。

  3、请购单及其提报规定

  (1)请购单应按照要素填写完整、清晰,由部门主管审核批准后报采购部门;

  (2)食品采购是根据警戒库存按月销量在网店管家新建采购订单,办公用品及包材采购物料的请购应统一填写《物料申请表》;

  (3)食品的采购订单应由采购主管审核后再由采购专员提报至供应商,与供应商确认到货信息后填写计划到货日期,如遇缺货要及时通知采购主管从其它渠道调货。请购部门提报的其它请购单应按照要素填写完整、清晰,由部门主管审核批准后报采购部门,待采购部签字后,请购部门备份;

  (4)其它涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交,该清单的电子文档也需一并提交;

  (5)遇公司经营、生活急需的物资,公司领导不在的情况,可以电话或其他形式请示,征得同意后提报采购部门,签字确认手续后补。

  (6)单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品,请购部门必须作出书面说明。

  (7)其它请购单的更改和补充应以书面形式由部门主管签字后报采购部。

  二、请购单的接收及分发规定

  1、请购的接收要点

  (1)采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰,检查请购单是否经过公司领导审批;

  (2)接收请购单时应遵循无计划不采购,名称规格等不完整清晰不采购,库存已超储积压的物资不采购的原则;

  (3)通知仓库管理人员核查请购物资是否有超储库存;

  (4)对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。

  2、请购单的分发规定

  (1)对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理;

  (2)对于紧急请购项目应优先处理;

  (3)无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门;

  (4)重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。

  三、询价及其规定

  1、询价应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称,遇到问题应及时的与请购部门沟通;

  2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购;

  3、对于紧急请购项目应优先处理;

  4、对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的'替代品可以推荐采购替代品;

  5、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价;

  6、在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。

  四、比价、议价

  1、对厂商的供应能力,交货时间及产品或服务质量进行确认;

  2、对于合格供应商的价格水平进行市场分析,是否其他供应商的价格最低,所报价格的综合条件更加突出;

  3、收到供应单位第一次报价应向公司领导汇报情况,设定议价目标;

  4、重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力,资质进行验证和审查,如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。

  五、入库

  (1)采购物资到达仓库后,由仓库验货员严格按照验收标准查看物品的包装与日期,散装食品应做质量判定,再按照采购清单验收物资;

  (2)仓库验收发现不合格品应不予入库,并及时通知采购部作退换货处理;

  (3)已经验收的产品,仓库应及时的办理入库。

  六、付款

  采购部凭收货单及入库单填写《付款申请审批单》,最终审批后由财务付款。

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