绩效面谈时的沟通技巧

有关绩效面谈时的沟通技巧

　　成功的绩效面谈来自于事前双方的精心准备。如果管理者不要求下属准备面谈，下属一般不会主动准备。下面是小编整理的有关绩效面谈时的沟通技巧，欢迎大家阅读。

　　绩效面谈时的沟通技巧

　　首先，管理者应做好面谈计划，明确本次绩效面谈主要谈什么，通过面谈要达到什么样的目的，解决什么样的问题。一般应在一周前事先告知下属面谈的时间、地点，让下属有充分的时间准备各种考评材料，进行自我评估，写出自评报告。

　　其次，管理者应收集各种与绩效相关的信息资料（如原始记录、员工业绩报告、计划总结、管理台账等），拟定面谈提纲，同时辅导、督促下属也收集相关绩效信息，以此作为面谈的依据。

　　在绩效面谈中，管理者代表组织行使绩效考核职责，面谈主要讨论绩效而非人格，应“就事论事”。在面谈时，讨论的焦点应是员工的绩效，在员工接受评估意见后，还要与下属商讨新的目标，制定具体的绩效改进计划。基本的指导思想如下：在讨论员工绩效并作评估时，用语应具体、明确，不作泛泛的、抽象的一般性评价。评价结果若过于笼统，会使员工怀疑主管对他们所从事的工作缺乏了解，将会降低评价结果的可信性。

　　同时，管理者在沟通中应考虑员工的实际需求和心理承受能力，设法“打动人心”，鼓舞员工士气。主管在作评价时应坚持正面的、具有建设性的原则，既要指出员工的进步，又要指出其不足。在员工表现优秀的事件上给予及时的表扬和鼓励，以扩大正面行为所带来的积极影响，强化员工的积极性；在员工表现不佳、没有完成计划的事件上，也应及时真诚地予以指出，以提醒员工加以改正和调整。

　　管理者在与下属进行绩效沟通时，要平等，不要有优越感。一般来讲，上下级间的任何沟通首先来源于职位的不同，所以面谈时主管一定要放下架子，真正把下属视为绩效合作伙伴。当下属对所提出的绩效评估意见表示不满意时，应允许他们提出反对意见，而不能强迫他们接受其所不愿接受的评估结论。绩效面谈其实也是管理者对有关问题进行深入了解的机会，如果下属的解释是合理可信的，管理者应灵活地对有关评价作出修正。如果下属的解释是不能令人信服的，则应进一步向下属作出必要的说明，通过良好的沟通达成共识。

　　用心倾听，多问少讲。倾听是一种双向式沟通，而沟通就是一项倾听的艺术。倾听的目的是为了作出最贴切的反应，通过倾听去了解别人的观点、感受。管理者要学会倾听，以“请谈谈你的看法”、“请告诉我你对这件事的看法”等，鼓励下属参与到谈话中去。管理者要设身处地为下属着想，让下属把话讲完；不要轻易打断下属，一定要鼓励他讲出问题所在；在倾听中保持积极回应，千万不要急于反驳；先不急于下定论，务必听清楚并准确理解员工反馈过来的所有信息；再一次与下属核实你已掌握的信息，理清所有问题，使之条理化、系统化，然后迅速作出判断，并表达自己的想法。

　　关注细节，用“心”沟通。在绩效沟通中，人们最容易忽视一些细节（或小节），而“不拘小节，必成大患”。主管必须关注细节，用“心”沟通，合理运用非语言性沟通（如肢体语言），设法营造一种舒畅的谈话气氛，这样可使管理者富于人性魅力，让下属感觉有亲合力。在绩效面谈中，主管要用目光与下属持续交流，减轻下属的心理负担。真诚的微笑不仅便于消除下属心理上的紧张感，增添下属信心，鼓励下属继续谈话，还可以表示对下属所讲的话题有兴趣。

　　扩展：绩效通技巧

　　1、明确绩效面谈的目标：A、反馈绩效评估结果；B、确定下一步的绩效目标。这一点非常重要，任何时候都不能忘记！

　　2、绩效评估的结果尽可能具体，面谈时一定要描述清楚、准确。结果含混或描述不清楚、不准确，都会令谈话对象不知所措，影响面谈效果。

　　3、倾听面谈对象对实际情况的描述或解释，一定要鼓励他把“委屈”全部倒出来，即使他发牢骚、抱怨，也一定要耐心聆听，切忌随意打断其讲话。

　　4、内容方面，不仅要谈论过去，更要面向未来。最好的办法是，通过互相探讨，让面谈对象自己提出目标和解决方案，面谈人员（最好是直接主管）作为支持者，帮助他解决其中的疑难问题。

　　5、用面谈人员与面谈对象相互交流讨论的办法，通过提出问题、解决问题的方式来建立未来的绩效目标。这样的绩效目标最容易达成。

　　6、一定要坚持持续动态的沟通：A、经常进行绩效沟通；B、定期对目标的进展情况进行评价；C、以绩效为基础，确定组织的奖酬系统。

　　7、评价目标的进展情况时，既要指出进步，又要指出不足。评价不足时，一定要注意语言技巧，如先赞扬后批评、先肯定后否定等等。

　　8、非语言性的沟通，也是不容忽视的重要环节。有几个细节，请注意：

　　A、空间场所的选择，小空间、近距离比较好；

　　B、身体姿势，以平时的自然体态为最好，不要紧张；

　　C、眼睛的作用，注视对方眼睛与下巴之间的区域，目光要柔和。

　　及时反馈考评结果

　　及时向被考评者反馈考评结果信息是每一位考评者的责任和义务，也是绩效沟通的重要步骤要求。我们要求各考评者在考评结束后一周内及时（一般为每月10日左右，最迟每月15日前）将考评结果反馈给被考评者。具体反馈一般由直接考评者负责执行，例如总监负责对直属经理、主管的反馈，经理、主管负责对直属岗位人员的反馈。反馈内容包括考评表（指标得分）、考评总得分、绩效等级、绩效工资差额、绩效面谈记录等信息。

　　全面绩效面谈

　　我们调查过被考评者对绩效面谈的看法，访谈中发现每一位被考评者都希望能与上司进行绩效沟通，特别是当月绩效与往期相比变化较大时。访谈中我们还注意到希望绩效沟通与职务高低无关，普通职员是这样，主管、经理是这样，总监也是这样。

　　有绩效考评，就有绩效面谈。

　　从去年5月份开始推行的绩效面谈为绩效沟通管理工作打下了较好的基础。今年随着绩效考评软件系统的上线，我们公司开始强制推行全面绩效面谈——将绩效面谈记录表添加到考评软件系统中，如果考评者没有完成绩效面谈记录，则无法完成考评操作。绩效面谈的很多内容都相当于定性考评，与客观的量化数据一起就构成了比较完整的绩效考评结果，统一保存在绩效考评软件系统中，可供历史查询。随着时间的推移，这些都将成为公司重要的人力资源资料信息。

　　重点沟通辅导

　　我们公司要求各部门必须对当月绩效等级被评为C/D的员工进行重点沟通辅导，并要求完成纸质档沟通辅导记录——《绩效改进辅导跟踪表》。

　　《绩效改进辅导跟踪表》的主体部分有四项：①绩效现状描述；②改进建议/辅导安排；③改进承诺与计划；④跟进评估。其中前两项由考评者填写并签名确认，第三项由被考评者填写并签名确认，第四项由人力行政部负责跟进。

　　管理制度建设

　　公司《绩效管理制度》中有多项条款都是指向绩效沟通管理的，今年我们还特别推出了《绩效沟通辅导管理办法》，专门对绩效沟通管理进行规范和控制。随着绩效沟通体系的初步建立，我们公司的绩效沟通管理工作将不断向前推进，下一步的工作思路和工作方向：

　　1、增加考评结果自动反馈系统

　　目前由考评者负责向直属岗位人员反馈考评结果信息，这是主要的反馈渠道，我们拟在这个基础上增加系统自动反馈渠道。自动反馈有两种实现方案：一是通过考评软件系统与内部邮件系统关联，考评操作完成后，考评系统自动将绩效考评结果信息发送到对应的被考评者邮箱；二是为每一位被考评者安装绩效考评软件系统，员工可以自己登录查询当月绩效考评结果信息和历史考评记录信息。具体方案将与公司IT沟通后确定，预计从明年上半年可以开始实施。

　　2、将绩效沟通辅导纳入考评范畴

　　目前我们公司的绩效沟通工作由人力行政部主导推进，一般通过控制绩效沟通辅导记录和抽样回访的方式来进行监督管理。以后随着绩效沟通工作的进一步推进和细化，可以考虑将绩效沟通辅导直接纳入考评范畴，对绩效沟通辅导工作执行较好的考评者进行奖励，对绩效沟通辅导工作未执行到位的考评者视情况进行惩罚。这项考评（绩效沟通辅导执行情况奖惩的执行）前期由人力行政部负责，当形成一定氛围后可直接交由各部门负责。

　　当然除了推出管理措施外，我们也将组织更多的沟通辅导技巧方面的交流培训。相信公司绩效沟通体系的不断完善，将直接推动持续有效的绩效沟通辅导，激励员工改进绩效，从而促进公司绩效的提升。

　　我把绩效管理中的沟通归纳为“3+1”的对话过程，所谓“3+1”，即把绩效管理看成是一个分三步走的对话过程，外加一个控制过程，三步走的对话过程包括对话绩效目标、对话绩效辅导和对话绩效评估，控制过程是记录的绩效，建立员工业绩档案。通过这三个过程的对话，使管理者和员工对绩效考核的指标以及指标的评分标准达成一致。

　　设定考核目标

　　在绩效周期内，管理者作为员工的绩效合作伙伴和辅导员对员工进行有效的绩效辅导，与员工开展持续的对话沟通，帮助员工正确认识工作当中存在的障碍和困难，为员工提供资源支持，对员工进行适时的指导，并把自己对员工绩效的建议和看法告诉员工。让员工感觉到管理者是作为支持者和帮助者的身份与自己对话的，使员工从内心愿意接受管理者的指导，愿意做出改变，为达成绩效目标而积极工作，并主动与管理者沟通，寻求管理者的支持。这样，在管理者和员工的共同努力下，员工的绩效目标会朝好的方向发展，最终实现和超越这些目标。

　　与员工做绩效考核面谈

　　考核时间到来的时候，就可以进行绩效评估对话了，由于在制定绩效目标的时候以及绩效周期内，管理者与员工做了充分的沟通和对话，那么，绩效考核就不再是一个困难的事情。管理者也不再单独打分，而是与员工以对话的形式一起打分，与员工做绩效考核面谈，在面谈中，管理者对员工上一绩效内好的表现进行总结，并提出表扬，激励员工继续努力。同时，管理者也应该直接、具体地指出员工不好的表现，并征求员工的意见，看看自己的看法与员工的想法是否一致，如果不一致，那么继续进行深入沟通，直至双方达成一致，最后管理者还应对员工提出改进意见，帮助员工制定绩效改进计划，达到改善员工绩效的目的。

　　观察和记录员工表现

　　另外，非常重要的一点是，绩效考核应以“没有意外”为原则，即绩效考核的时候，管理者和员工对一些考核指标的完成情况以及员工的绩效表现的看法应该是一致的，至少不会出现较大的分歧，这是也保证绩效考核结果公平的一个根本准则，必须严格遵守。

　　那么，为了做好这一点，管理者就应该在绩效沟通中注意观察和记录员工的表现，形成员工业绩档案，这也是对绩效管理的过程进行控制的一个很好的手段。对员工好的绩效表现和不好的绩效表现都要记录，尤其是不好的绩效表现，在记录的时候还要请员工签字确认，以免以后在考核的是否发生不必要的争执。

　　记录员工绩效的主要方法是关键事件法，即对员工绩效有重大影响的事件进行记录。当然除此之外，其他的一些方法也是很重要的，比如：工作总结、各类报表、分析报告等。记得北美著名绩效管理专家罗卜特。巴克沃先生讲过一个故事。有一次，某著名企业的人力资源总监绘声绘色地向他介绍企业引进的绩效管理软件系统。凭借这套系统，绩效目标的设定由主管和员工通过电脑网络进行。每当考核的时候，绩效考核也是全部通过电脑网络进行，主管只需要在电脑上填写考核打分表，然后把表格发给员工，让员工在考核表进行电子签名，再发回到网络系统，就可以了。这样节省了大量的时间，而且不受地域的限制，非常方便，非常受管理者的欢迎。

　　听了这位总监的讲述，巴克沃说，“其实科技在给人带来方便的同时，也在破坏一些东西，绩效管理是员工与直接主管面谈沟通的过程，在电脑上完成绩效目标的设定和绩效考核的过程，使得员工和直接主管失去了面对面沟通的机会，使绩效考核成为冷冰冰的工具，反而在相当的程度上降低了绩效管理的效果。”

　　科技工具的使用往往帮助人们达到要求的最低标准，填写表格仅仅是绩效管理的手段之一，绩效沟通才是管理应该致力做好的重点工作。毕竟，填写表格仅仅是绩效管理的手段之一，并非全部。绩效沟通才是管理应该致力做好的重点工作。

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