文档管理制度

文档管理制度通用15篇

　　在快速变化和不断变革的今天，大家逐渐认识到制度的重要性，制度是要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。想学习拟定制度却不知道该请教谁？下面是小编精心整理的文档管理制度，希望对大家有所帮助。

文档管理制度1

　　1、公司的文档是公司的软性资产,对文档的管理,要做到处理及时,卷宗规范,确保安全;

　　2、公司各部门负责管理与该部门有关的文件,如:销售部门负责营销档案、客房往来资料、设计师、装饰公司档案(含协议)、市场讯息档案等;财务部负责各类财务单据、销售合同及其他档案(如执行价格、发放薪资依据文件);渠道部负责分销商的档案、分销政策性文件等;办公室负责行政、人事、综合类档案;

　　3、公司文件由办公室起草,发文程序为:拟稿、自审、报经理或副总经理审核签发、打印、发文、催办、立卷归档;

　　4、对内发文应有统一的结构与编号,要求文字精准、条理清晰、层次分明、结构紧密;

　　5、公司的收文程序为:收文、报送(分发)、催办、立卷、归档;

　　6、公司收文由办公室负责,依据事件大小、紧急程序进行归类,报送经理阅示或发放各部门处理,重要文件转办公室存档;

　　7、文档按照机密程度,分为“秘密”、“机密”、“决密”三个档次,撰稿人应依据机密程度确定报送范围,秘密文件的报(发)送由专人进行,确保发送未超出报送范围;

　　8、机密文件应确保其安全性,文档管理人员及所有接触文档的人员对其负有保密的'义务,造成资料外泄的,公司将依据事件影响追究当事人的责任;

　　9、禁止员工查阅、借阅与本职工作、自身权益无关的文档,特殊情况经公司经理、副总经理批准后方得查阅,借阅文档必须及时归还;

　　10、办公室、公司各部门应将文档分类立卷归宗,方便调阅;

　　11、文档的销毁要列出销毁清单,报请公司副总经理、经理批准后方可销毁;

　　12、移交档案应按规定办理交接手续,确保档案资料的完整。

文档管理制度2

　　文档资料管理制度是企业内部管理的重要组成部分，旨在规范文件的创建、存储、使用、更新和废弃等全过程，确保信息的安全、准确和有效利用。它涵盖了以下几个主要方面：

　　1. 文件分类与编码：明确各类文档的分类标准，设定统一的'编码系统，便于管理和检索。

　　2. 创建与审批流程：规定文档的创建、修订和审批流程，保证内容的准确性与合规性。

　　3. 存储与备份：制定存储策略，包括物理存储和电子存储，以及定期备份，防止数据丢失。

　　4. 使用权限与访问控制：设定不同层级员工的访问权限，保障信息安全。

　　5. 更新与版本管理：规定文档的更新规则，保持信息的时效性，并进行版本控制。

　　6. 分发与共享：明确文档的分发范围和方式，确保信息传递的有效性。

　　7. 归档与销毁：建立归档制度，规定文档的保存期限，到期后的处理方式。

　　内容概述：

　　该制度需要涵盖以下关键领域：

　　1. 法规遵从性：确保所有文档管理工作符合相关法律法规，如数据保护法、知识产权法等。

　　2. 内部流程：与企业内部的其他管理体系（如质量管理体系、项目管理体系）相协调。

　　3. 技术支持：利用信息技术实现文档的电子化管理，如使用文档管理系统（dms）。

　　4. 员工培训：定期对员工进行文档管理的培训，提高其文档处理能力。

　　5. 监控与评估：设置定期检查机制，评估制度执行情况，及时调整优化。

文档管理制度3

　　文档资料管理制度的`重要性不言而喻：

　　1. 保障信息资产：有效管理文档，防止信息泄露，保护企业的核心竞争力。

　　2. 提升效率：通过标准化流程，减少查找、使用文档的时间，提高工作效率。

　　3. 保证合规：遵守法规要求，避免因文档管理不当导致的法律风险。

　　4. 支持决策：确保决策者获取到准确、最新的信息，支持明智决策。

　　5. 持续改进：通过记录和分析文档使用情况，识别潜在问题，推动企业持续改进。

文档管理制度4

　　文档管理制度是企业运营中不可或缺的一环，它涵盖了从文件的创建、审批、存储、检索到销毁的全过程。这一制度不仅涉及纸质文档，也包括电子文档，旨在确保信息的'安全、完整和有效利用。

　　内容概述：

　　1. 文档分类与编码：建立统一的文档分类标准，便于管理和检索。

　　2. 制度流程：定义文档的生命周期，包括创建、审批、发布、更新、归档和销毁等环节。

　　3. 权限管理：明确不同角色对文档的访问、修改和审批权限。

　　4. 安全保护：设置安全措施，防止未经授权的访问、篡改和丢失。

　　5. 存储与备份：规定文档的存储方式和备份策略，保证数据安全。

　　6. 记录与审计：记录文档操作日志，便于追踪和审计。

　　7. 培训与执行：定期培训员工，确保制度的执行和理解。

文档管理制度5

　　一、档案资料的管理规定

　　1、为保证所有文件、合同、各类档案资料能全面地保存并管理,同时也方便各部门有效地使用所有资料,公司的文档资料实行统一管理制度。

　　2、由运营中心负责公司所有文档资料保存和管理工作。

　　3、各部门例会和重要会议均要有会议纪要并提交运营中心。

　　4、所有业务合同原件一式三份,一份交客户,另两份分别由业务部、财务部存档,各业务部每月整理汇总合同清单。

　　5、图书资料由各部门自己保管,但各部门需向运营中心提交清单,并在每次新增资料后及时向运营中心提交新增的资料清单。

　　二、文档资料的主要范围

　　1、公司所有重要文件包括决议、通知、通报、请示、报告、批复、公司信函、会议纪要、公告等;

　　2、公司的各种规划、计划、总结等资料;

　　3、各部门例会和重要会议的会议纪要;

　　4、员工个人档案(员工信息表、个人简厉、体检表、身份证复印件、学历复印件及其它相关重要证件的复印件)以及员工奖罚记录、考勤记录、借用设备记录、绩效考核等资料;

　　5、员工提案、述职报告等文字材料。

　　三、文档资料的'调用原则及规定

　　1、调用文档要严格按照分级调用相关文档的原则。

　　2、调用本部门文档,须经本部门经理申批。

　　3、调用外部门文档,经双方经理同意并填写有关调用文档表格方可调用。

　　4、未经批准任何人不得擅自越级或跨部门调用文档,违者按情节轻重予以处罚。

文档管理制度6

　　1. 保障信息安全：有效的文档管理能防止敏感信息的泄露，维护企业的信息安全。

　　2. 提升效率：通过标准化流程，减少查找和处理文件的时间，提高员工工作效率。

　　3. 保证合规：符合法律法规要求，确保企业在法律框架内运营，避免法律风险。

　　4. 促进知识传承：有序的文档管理有助于知识的`积累和传承，支撑企业的长期发展。

文档管理制度7

　　调度文档管理分为图表、台账、记录簿、在屏幕显示牌板等管理。

　　一、图表。

　　调度室各种图表必须及时填绘和修订，与实际情况相符合，图表必须归档管理。

　　二、台账。

　　（1）综合台账应当记录当班生产计划完成情况、安全生产情况，重点工程和重点工作调度情况，安全生产中出现的`问题和处理情况，领导值班、下井带班及入井人数情况，领导交办工作及落实情况等。

　　（2）综合台账应内容完整，数据准确，账面整洁，字迹工整。

　　（3）综合台账可采用计算机电子台账。

　　（4）按日原煤产量、月及年累计完成量、综合进尺、开拓进尺、日月年累计完成进尺进行分项或统一的建立统计台账。

　　三、记录簿。

　　建立以下记录簿，并存档管理。

　　调度值班记录、领导值班、下井带班记录（由带班领导填写）、调度员交接班记录、安全生产例会记录、生产安全事故（突发事故）分析统计记录。

　　四、存档要求：

　　（1）班、日调度记录（包括调度日志、原始调度记录、逐日生产完成情况登记表），要保存5年以上。

　　（2）调度日报、旬报和文字分析资料，保存3年以上。

　　（3）上级调度通知、通报、传真电文和本单位下达的调度通知、通报和传真电文原稿要保存2年以上。

　　（4）月度生产调度简报、各类调度台账和专题报告，要保存5年以上。

　　（5）死亡事故原始记录、重大非伤亡事故专项记录、非伤亡事故分类综合统计，以及年度生产简报作为永久资料保存。

　　（6）有统计部门下发的年度统计汇总资料，各类伤亡统计资料要永久保存。

　　（7）调度室要建立保密制度，各项生产数据和事故伤亡人数，不经领导批准，不得私自对外传播公布。

文档管理制度8

　　(一)为明确工作职责，理顺工作程序，规范调度文档管理，根据《煤矿安全生产标准化基本要求及评分方法(试行)》调度和地面设施管理制度建设的要求，制定本制度。

　　(二)调度文档管理分为图表、台账、记录簿、电子显示屏和牌板等。

　　1.图表:

　　调度室各种图表必须及时填绘和修订，与实际情况相符合，图表必须归档管理。

　　2.台账:

　　(1)综合台账应当记录当班生产计划完成情况、安全生产情况，重点工程和重点

　　工作调度情况，安全生产中出现的问题和处理情况，领导值班、下井带班及入井人数情况，领导交办工作及落实情况等。

　　(2)综合台账应内容完整，数据准确，账面整洁，字迹工整。

　　(3)按日原煤产量、月及年累计完成量、综合进尺、开拓进尺、日月年累计完成进尺，分项或统一建立统计台账。

　　3.记录簿:

　　建立调度值班记录、领导值班及下井带班记录(由带班领导填写)、调度员交接班记录、安全生产例会记录、生产安全事故(突发事件)分析统计记录，存档管理。

　　4.电子显示屏:

　　(1)电子显示屏应正常显示调度统计报表、重点安全生产信息;

　　(2)主要设备和重点安全生产环节视频监控;

　　(3)煤矿安全监测监控系统、井下人员定位系统等终端显示;

　　(4)显示的.数据应准确，实时集中监控。

　　(三)调度文档内容齐全，数据准确，账面整洁，记录规范，值班记录无涂改。(四)档案资料，应有专人管理。

　　(五)调度文档的保存期限:

　　1.班、日调度记录，月度及年度生产总结，调度台账保存1年以上。

　　2.调度日报、旬报、文字分析，上级通知、通报、传真电文保存1年以上。

　　3.死亡事故和重大非伤亡事故记录，作为永久保存材料。

　　(六)各项生产数据和事故伤亡情况，未经有关领导批准，不得擅自对外公布。(七)立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，装

　　订整齐、牢固，填写备考表，注明保管期限。

　　(八)对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经档案管理部门领导鉴定，报矿分管领导批准后，按规定销毁。

文档管理制度9

　　本脱硫管理制度文档旨在规范和优化企业内部的脱硫工艺管理，确保环保法规的合规性，提高生产效率，降低运营成本。内容主要包括以下几个方面：

　　1. 脱硫设备的.运行与维护

　　2. 脱硫工艺参数的监控与调整

　　3. 废弃物处理与排放控制

　　4. 安全操作规程

　　5. 员工培训与绩效评估

　　6. 环保政策与法规的遵循

　　内容概述：

　　1. 脱硫设备的运行与维护：涵盖设备的日常检查、定期保养、故障排查与修复，以及设备更新升级策略。

　　2. 脱硫工艺参数的监控与调整：涉及工艺流程的优化，参数设定与监控，以保证脱硫效果。

　　3. 废弃物处理与排放控制：规定废弃物的收集、储存、处理方法，以及排放标准的遵守。

　　4. 安全操作规程：明确安全操作流程，预防事故的发生，保障员工安全。

　　5. 员工培训与绩效评估：制定培训计划，提升员工技能，通过绩效考核激励员工遵守制度。

　　6. 环保政策与法规的遵循：定期更新环保法规知识，确保企业行为符合国家和地方的环保要求。

文档管理制度10

　　监理文档管理制度是项目管理中不可或缺的一环，它涵盖了从项目启动到结束的全过程，涉及各个阶段的记录、报告、审批和归档等工作。主要内容包括：

　　1. 项目启动文件：如项目建议书、合同协议、项目范围说明书等。

　　2. 设计文件：包括设计图纸、技术规格书、工程量清单等。

　　3. 施工文件：施工日志、质量检查报告、进度报告、变更申请等。

　　4. 监理报告：定期监理报告、专项检查报告、质量问题处理记录等。

　　5. 竣工验收文件：竣工图、验收报告、质保资料等。

　　6. 文件控制：版本管理、文件审批流程、保密规定等。

　　内容概述：

　　监理文档管理制度应涵盖以下几个关键方面：

　　1. 文档格式与标准：明确各类文档的`格式、内容要求和编写规范。

　　2. 文件审批流程：定义文件的审批权限和流程，确保文件的质量和准确性。

　　3. 文件存储与检索：规定文件的存储方式、保存期限和检索方法。

　　4. 文件变更管理：设定文件变更的程序，确保信息的及时更新和同步。

　　5. 文件安全与保密：制定文件的安全保护措施和保密规定。

　　6. 文件使用与传递：明确文件的使用权限和传递方式，防止信息泄露和误用。

　　7. 文件归档与销毁：规定文件的归档标准和销毁程序，保证信息的完整性和合规性。

文档管理制度11

　　调度文档管理，分为图表、台账、记录薄

　　第一条、图表

　　每月必须及时填汇和修订与实际情况相符合的图表，打印后交调度室归档管理。

　　第二条、台账

　　1、综合台账应当记录当班生产计划完成情况、安全生产情况、重点工程和重点工作调度情况、安全生产中出现的.问题和处理情况、领导值班、下井带、跟、值班情况、领导交办的工作落实情况等。

　　2、综合台账的内容应完整字迹清晰、数据准确。

　　3、综合台账可采用计算机记录。

　　第三条、记录薄

　　建立以下记录薄并存档管理、调度室值班记录、调度交接班记录、科级三汇报、有计划停风停电、无计划停风停电、等记录本记录台账。

文档管理制度12

　　1.总则

　　1.1对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

　　1.2电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

　　1.3电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

　　1.4应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。

　　1.5为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

　　1.6归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

　　1.7具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

　　2.电子文件的收集与积累

　　2.1收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。

　　2.2收集积累要求

　　2.2.1记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

　　2.2.2保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

　　2.2.3在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的.电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。

　　2.2.4用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

　　2.2.5用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

　　2.2.6用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

　　2.2.7用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。

　　2.2.8用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

　　2.2.9由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。

　　2.2.10通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。

　　2.2.11计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

　　2.3收集、积累方法

　　2.3.1及时按照要求制作电子文件备份。

　　2.3.2每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

　　2.3.3电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

　　2.3.4电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

　　2.3.5电子文件性质代码：R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件;N—无纸电子文件;T—文本文件;I一图象文件;G—图形文件;V一影像文件;A—声音文件;M—多媒体文件;P—计算机程序;D—数据文件。

　　3.电子文件的整理

　　3.1电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。

　　3.2电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。

　　3.3归档电子文件应填写登记表。

　　4.电子文件的归档。

　　应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。

　　4.1归档范围

　　电子文件的归档范围的划分，可参照国家关于文件的现行有关规定执行。

　　4.2归档时间

　　逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。

　　4.3检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。

　　4.4归档前的鉴定

　　电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执主，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标只。

　　4.4.1有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文牛的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

　　4.4.2保管期限的划分。电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件的现行有关规定执行。

　　4.5归档要求

　　4.5.1把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，

　　4.5.2本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。

　　4.5.3存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境

　　4.5.4将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

　　4.5.5需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。

　　4.5.6原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。

　　4.5.7在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。

　　5.电子档案的移交与保管。

　　电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。

　　5.1检验

　　5.1.1档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20%合格率应达到100%。

　　5.1.2检验项目。

　　5.1.2.1载体有划痕，是否清洁。

　　5.1.2.2有无病毒。

　　5.1.2.3核实电子档案的完整性和有效性审核手续。

　　5.1.2.4核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

　　5.1.3将检验结果填人电子档案人库登记表。检验有合的，应退回形成单位，重新制作。

　　5.2移交手续

　　验收合格后，档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存。

　　5.3保管要求

　　电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

　　5.3.1归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。

　　5.3.2环境温度选定范围:

　　14℃—24℃;相对湿度选定范围：45%—60%。

　　5.3.3存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。

　　5.3.4电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。

　　5.4存效性保证

　　5.4.1每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。

　　5.4.2每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。

　　5.4.3设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。

　　5.4.4磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

　　5.4.5定期检验结果应填人电子档案管理登记表。

　　5.5利用

　　5.5.1电子档案的封存载体不得外借。

　　5.5.2利用时使用拷贝件。

　　5.5.3利用时要遵守保密规定。

　　5.5.4利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

　　5.5.5具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

　　5.6电子档案的销毁鉴定。

　　5.6.1电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。

　　5.6.2电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。

　　5.6.3非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

　　5.7统计

　　档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。

文档管理制度13

　　技术保密管理制度

　　第1章 总则

　　第1条 为加强对设计过程所用“电子绘图”、“规划报告书”、“投标书”等涉密图纸和文件以及公司“核心知识产权”及其相关内容在计算机信息系统运行的安全，保护公司核心秘密，促进公司设计和信息化的健康发展，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》及有关保密工作规定等规定，结合本公司实际，特制定本制度。

　　第2条 适用范围

　　1.本制度适用于公司所有员工;

　　2.公司所有人员，包括设计人员、技术管理人员、行政管理人员、后勤服务人员等(以下简称“工作人员"）,都有保守公司商业秘密的义务。

　　第2章 保密范围

　　第3条 公司秘密是指：

　　1、设计过程涉密的图纸及文件（如电子图、规划设计类报告）;

　　2、不为公众所知晓、能为公司带来经济利益、具有实用性且由公司采取保密措施的技术信息和经营信息。

　　第4条 公司秘密包括但不限于以下事项。

　　1、公司生产经营、发展战略中的秘密事项；

　　2、公司就经营管理作出的重大决策中的秘密事项；

　　3、公司生产、科研、科技交流中的秘密事项；

　　4、公司对外活动（包括外事活动）中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项;

　　5、维护公司安全和追查侵犯公司利益的经济犯罪中的秘密事项；

　　6、其他秘密事项。

　　第3章 密级分类

　　第5条 公司秘密分为三类：绝密、机密和秘密。

　　第6条 绝密是指与公司生产、科研、经营、人事有重大利益关系，一旦泄露会使公司的.安全、利益或者生存遭受特别严重损害的事项，主要包括以下内容.

　　1、公司设计类工程项目资料、投标资料；

　　2、按《档案法》规定属于绝密级别的各种档案;

　　3、公司重要会议纪要。

　　第7条 机密是指与本公司生产、科研、经营、人事有重要利益关系，一旦泄露会使公司安全、利益或者生存遭受严重损害的事项,主要包括以下内容。

　　1、公司核心技术涉及的设计图纸和相关资料；

　　2、尚未确定的公司重要人事调整及安排情况、公司对管理人员的考评材料；

　　3、公司薪金制度，财务专用印签、账号，保险柜密码，月度、季度、年度财务预、决算报告及各类财务、统计报表，电脑开启密码,重要磁盘等电子媒介的内容及其存放位置；

　　4、公司总体发展规划、经营战略、商务谈判内容及载体，正式合同和协议文书；

　　5、按《档案法》规定属于机密级别的各种档案；

　　6、获得竞争对手情况的方法、渠道及公司相应对策；

　　7、外事活动中内部掌握的原则和政策。

　　第8条 秘密是指与本公司生产、经营、科研、人事有较大利益关系,一旦泄露会使公司的安全、利益或者生存遭受损害的事项,主要包括以下内容。

　　1、公司高管的家庭住址及外出活动去向；

　　2、经营企划方案;

　　3、公司有关部门所调查的事故和违法违纪事件及责任人情况和载体；

　　4、公司大事记；

　　5、设计图纸、各类技术文件等；

　　6、按《档案法》规定属于秘密级别的各种档案；

　　7、各种检查表格和检查结果。

　　第4章 保密措施

　　第9条 各密级知晓范围

　　1、绝密级 公司领导班子成员及与绝密内容有直接关系的工作人员；

　　2、机密级 部长级别以上管理人员以及与机密内容有直接关系的工作人员;

　　3、秘密级 主任级别以上管理人员以及与秘密内容有直接关系的工作人员.

　　第10条 公司员工必须具有保密意识，做到不该问的绝对不问，不该说的绝对不说，不该看的绝对不看。

　　第11条 公司董事长负责领导保密的全面工作，各部门负责人为本部门的保密工作负责人，各部门视本部门业务情况设立兼职保密员。

　　第12条 如果在对外交往与合作中需要提供公司秘密，应先由总经理（必要时董事长)批准。

　　第13条 严禁在公共场合、公用电话、传真上交谈、传递保密事项,不准在私人交往中泄露公司秘密。

　　第14条 公司员工发现公司秘密已经泄露或可能泄露时，应立即采取补救措施并及时报告公司行政部,行政部应立即做出相应处理。

　　第15条 公司董事长、总经理及各机要部门必须严格保管钥匙，非本部人员得到获准后方可进入，离开时要落锁。

　　第16条 文档人员、保密人员出现工作变动时应及时办理交接手续，并由上级领导签字确认。

　　第17条 司机对领导在车内的谈话应严格保密。

　　第5章 保密环节控制

　　第18条 计算机及计算机网络设施

　　1、机房为设备重地,无关人员一律不准进入;

　　2、对重要信息应有异地备份措施和保密措施；

　　3、应有计算机病毒和有害数据防治措施；

　　4、应有网络攻击防范和追踪措施；

　　5、必要时对涉密电子文档应采取单机专用或购置功能软件，从技术上防止设计图、核心技术及图纸报告等被下载和拷贝。

　　第19条 文件打印

　　1、文件送打印时，应由原稿提供部门领导签字，签字领导对文件内容负责审查是否涉密，文件如有涉密内容,应在文相关记录记录涉及人员姓名，同时确定保密级别，需要发放的涉密文件应有文件编号、发放范围和打印份数；

　　2、打印部门要做好登记，打印、校对人员的姓名应反映在发文单中；

　　3、打印完毕,所有纸质文件废稿应全部销毁，电脑存盘的电子文档应消除或加密保存.

　　第20条 涉密文件发送和E—mail使用

　　1、文件打印完毕，由文件印制部门专门人员负责转交发文部门，并作登记，不得转交无关人员；

　　2、发文部门下发文件时应认真做好发文记录；

　　3、保密文件应由发文部门负责人或其指定人员签收，不得交给其他人员;

　　4、对于剩余文件应妥善保管，不得遗失；

　　5、发送保密文件时应由专人负责,严禁让非规定人员或试用期员工发送保密文件；

　　6、公司禁止员工未经允许在E-mail个人邮箱传递涉密文件和信息；

　　7、如公司使用保密软件,应在软件功能加入涉密文件和信息外泄技术闭锁.

　　第21条 涉密文件复印

　　1.原则上保密文件不得复印,如遇特殊情况需由主管报公司总经理（或公司董事长）批准方可执行；

　　2.文件复印应做好登记；

　　3.复印件只能交给部门主管或其指定人员，不得交给其他人员；

　　4.复印废弃件应即时销毁。

　　第22条 文件借阅

　　借阅保密文件时必须经借阅方和提供方领导签字批准，提供方负责登记，借阅人员不得摘抄、复印或向无关人员透露，确需摘抄、复印时，要由提供方领导许可并签字注明.

　　第23条 传真件

　　1.传递保密文件时，不得通过未经允许的传真机传递；

　　2.收发涉密传真件时应做好登记；

　　3.保密传真件的收件人只能为部门主管负责人或其指定人员。

　　第24条 录音、录像

　　1.录音、录像应由指定部门整理并确定保密级别；

　　2.保密录音、录像材料由行政部负责存档管理。

　　第25条 档案

　　1.档案室为涉密文件保管重地,无关人员一律不准进入；

　　2.借阅文件时应填写“申请借阅单”,并由主管领导签字；

　　3.秘密文件仅限下发范围内人员借阅，如遇特殊情况需由行政部批准借阅;

　　4.秘密文件的保管应与普通文件区别开,按等级、期限加强保护;

　　5.档案销毁应经鉴定小组批准后指定专人监销，要保证两人以上参加，并做好登记；

　　6.不得将档案材料借给无关人员查阅；

　　7.秘密档案不得复印、摘抄,如遇特殊情况需由主管报总经理批准后方可实施。

　　第26条 保密部门管理

　　1.与保密材料相关的部门均为保密部门，如董事长、管理层、总工办、经营拓展部、行政部、财务部等；

　　2.有关部门需指定兼职保密员,从而加强保密工作;

　　3.保密部门应做好保密材料的保管、登记和使用记录工作。

　　第27条 会议

　　1.所有重要会议均由行政部协助相关部门做好保密工作；

　　2.应严格控制涉密会议参会人员，无关人员不应参加；

　　3.承办涉密会议时会务组应认真做好到会人员签到及材料发放登记工作；

　　4.保卫人员应认真鉴别到会人员，无关人员不得入内；

　　5.会议录音、摄像人员由行政部指定。

　　第28条 保密协议与竞业限制协议

　　1.公司要按照有关法律规定，与相关工作人员签订保密协议和竞业限制协议(或在其他协议中含竞业限制条款);

　　2.保密协议与竞业限制协议一经双方当事人签字盖章,即发生法律效力，任何一方违反协议，另一方都可以依法向仲裁机构申请仲裁或向人民法公司提起诉讼。

　　第29条 员工离职规定

　　1.员工离开公司时，必须将有关本公司技术信息和经营信息的全部资料（如可研报告、图纸、数据资料、电子文档等)交回本公司.

　　2.员工离开公司时，公司需要以书面或者口头形式向该员工重申保密义务和竞业限制义务，并可以向其新任职的单位通报该员工在原单位所承担的保密义务和竞业限制义务。

　　3.员工离开公司后，如果利用在公司掌握或接触的由公司所拥有的商业秘密、核心技术,并在此基础上作出新的技术成果或技术创新，有权就新的技术成果或技术创新予以实施或者使用,但在实施或者使用时利用了公司所拥有的且本人负有保密义务的商业秘密、核心技术时,应当征得本公司的同意，并支付一定的使用费。

　　4.未征得公司同意或者无证据证明有关技术内容为自行开发的新的技术成果或技术创新的，有关人员和用人单位应当承担相应的法律责任。

　　第6章 违纪处理

　　第30条 公司对违反本制度的员工,可视情节轻重，分别给予教育、经济处罚和纪律处分。情节特别严重的，公司将依法追究其刑事责任。对于泄露公司秘密，尚未造成严重后果者,公司将给予警告处分，处以 100 元至 500 元的罚款。

　　第31条 利用职权强制他人违反本制度者，公司将视情节给予开除处理，并处以 500 元以上的罚款。

　　第32条 泄露公司秘密造成严重后果者,公司将给予开除外理，并处以 5000 元以上的罚款，必要时依法追究其法律责任。

　　第7章 附则

　　第33条 本制度由行政部负责制定，公司讨论通过后报董事长批准执行。

　　第34条 本制度由行政部负责解释，自发布之日起实行。

　　第35条 本规定未尽事宜,按国家相关法律规定办理。

文档管理制度14

　　为了加强我监理部科技档案的科学管理。并使其纳入标准化、规范化、系统化的轨道。根据部、厅科技档案工作的有关规定，结合本工程项目的实际情况，特制定如下管理办法：

　　1、在正副总监的统一领导下，由综合组负责监理部文档管理工作。

　　2、档案管理人员应不断加强科技档案工作专业知识的'学习。认真做好科技文件的形成积累、立卷归档和修改、补充工作。

　　3、及时对往来文件进行登记。并建立收文阅办制度。

　　4、严格执行文档借阅制度。未经同意。不准私自外借。努力做好文档的保密工作。

　　5、在文件资料日常管理工作中。遵循文件资料类别（合同类、图纸类、文件类、原始记录及月报类）进行分类、编号、保存。并建立文件清单。

　　6、年终时应及时对本年度所有文件资料进行清理、统计工作。

　　7、加强对各承包人文档工作进行督促、检查和指导。

　　8、工程竣工时严格按照国家科技档案案卷质量要求分综合类、工程质量类、工程进度类、工程费用类、合同管理类、监理月报、照片和录像七项对监理文件资料进行组卷上报。

　　9、未尽事宜，按业主有关技术档案的编制、审查、归档办法执行。

文档管理制度15

　　根据国家档案法和档案管理规定，为进一步提高管理文档工作的质量和管理水平，确保文档的完整与安全，特制定以下制度:

　　一、管理处电脑文档管理员专职负责管理处所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法规、车辆档案等)的存档、收集和保管，做到完整、系统、准确。

　　二、任何人员借阅上述文件资料，须经管理处经理批准，登记日期、用途、经手人及归还时间。

　　三、属秘密文件的要妥善保管，不准散播其内容，不准给未经领导批准的人员翻阅，不准复印，不准带离办公室。

　　四、员工个人档案材料属秘密材料，他人无权翻阅，保管人员也不准将这些资料擅自给他人过目。

　　五、文件资料等要进行合理归档，归档要注意整齐，归档前要先把资料分类，无论是按字母顺序还是按内容、按时间等形式分类，其目的'都是为了查找迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚地标明。

　　六、要经常进行清理归档，以免资料堆积混乱，对过期的文件资料，要及时清理，无保存必要的材料，经管理处领导批准可做销毁处理。

　　七、积极实行档案现代化管理，应用计算机检索手段，做到文档管理标准化、规范化和程序化。

　　八、会同有关部门，在购置重要设备到货时，检查验收文件材料，并及时归档。

　　九、各部门拍摄的记录管理处各项活动的照片、声像材料，必须在活动结束后一周内整理好，注明时间、地点、来宾姓名、活动内容，交文档管理员及时归档。

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