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公司人事档案管理办法【精华】
一、公司人事档案管理办法总则
为进一步加强公司人事档案管理工作,有效地保护和利用档案,实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化,根据《中华人民共和国档案法》及《企业职工档案管理工作规定》,结合公司实际,制定本办法。
1、人事档案,是指企业在招聘录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文字材料。是历史地、全面地考察职工的重要依据。
2、在档案管理中,应严格执行保密制度,保证档案安全。
二、公司人事档案管理办法职责
(一)综合办劳资员
1、负责正确应用好档案,做到职工档案工资的准确无误。
2、负责办理工人档案的查阅、借阅和转递手续。
3、负责登记工人工作变动情况。
4、负责为有关部门提供职工情况
5、负责定期向本单位档案室移交档案。
(二)综合办档案员
1、负责保管工人档案,做好对劳资使用档案情况的监督。
2、负责收集、鉴别和整理工人档案材料。
3、负责做好工人档案的安全、保密、保护工作。
三、公司人事档案管理办法管理规定
(一)工人档案的内容和分类:
1、履历材料。是指个人经历和基本情况,包括简历表、履历表、招聘职工登记表、职工登记表、更改姓名证明等材料;
2、自传材料。是指自己撰写的传记材料;
3、鉴定、考核、考察材料。包括实习、毕业鉴定,学习、培训、工作、技术、工作调动等考核鉴定材料;
4、评定岗位技能和学历材料。包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料;
5、政审材料。包括政审表,政治历史问题和本人检查交代及证明材料,申诉及落实政策的材料;
6、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。包括加入党团组织和民主党派的申请书、志愿书、转正材料,退出党团组织和民主党派的材料等;
7、奖励材料。包括经公司级以上组织授予的各种物质、荣誉奖励决定和先进事迹材料。如先进生产者、劳动模范、三八红旗手、模范党团员及立功材料;
8、处分材料。包括违犯党纪国法或违反厂规厂纪所受的处罚、处分决定及本人检查、旁证材料;
9、招用、劳动合同,调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料。包括岗位工种变动审批表、工龄改变证明、转正定级表、工资变更审批表、调资升级表、调动工作登记表、工资处理表、聘用审批表、解聘登记表、保险福利待遇审批表、出国、内退、退职、退休、解除或终止劳动合同证明等材料;
10、其他可供组织参考的材料。是指凡以上九类不能包括的、有较大-参-考价值的,以及县或相当县级以上组织盖章的结论材料。
11、材料内容混在一起无法按上述分类的,按其主要内容确定归类。
(二)档案的收集、鉴别与归档
1、劳动工资部门对职工进行考察、考核、培训、奖惩、转正定级、入党、入团、调资升级等所形成的材料要及时收集,整理立卷,保持档案的完整。
2、对遗失的档案应积极查找,确实查找不到的应登记造册,经分管领导批准后补建。
3、档案材料不齐全的,应由劳资部门负责收集、补充,经分管领导批准后归档。
4、立卷归档的材料必须认真鉴别,保证材料真实、文字清楚,手续完备。材料须经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章、签字后归档,做到人档相符。
5、属于归档的材料,必须齐全、完整。对头尾不清,来源和时间不明的材料,要查清注明后再归档。
6、不属于归档的材料,应登记造册,转交本人保存,或转交有关部门保管或处理。
7、 各类归档材料一般按每项材料形成的时间,由远至近依次排列。其中第一类,应将一份近期职工登记表(履历表)放在首页(在目录上仍按时间顺序排列)。
(三)档案的保管
1、建立健全档案管理工作制度,做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。
2、严禁任何人私自保管他人档案或利用档案材料营私舞弊。
3、劳动工资部门成员及其直系亲属和主要社会关系成员的档案。
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