印章及介绍信使用的管理规定

印章及介绍信使用的管理规定

　　在学习、工作生活中，我们需要用到介绍信的情形越来越多，介绍信是介绍派出人员的身份和任务的专用信件。你知道介绍信怎样才能写的好吗？以下是小编为大家整理的印章及介绍信使用的管理规定，仅供参考，欢迎大家阅读。

印章及介绍信使用的管理规定1

　　为了规范公司印信的使用程序，明确印信的管理与使用责任，避免误用印信给公司造成经济损失和法律责任，特制订本管理规定：

　　一、印章的使用与管理

　　1、公司印章的种类及保管

　　公司的公章及合同章由公司指派综合办专人负责保管使用;财务专用章、法定代表人章以及收款专用章由财务部负责保管使用;公司各部门的印章由所属公司负责保管使用。

　　2、使用印章的审批程序

　　(1)、凡需加盖公司公章时，先填写《用印审批表》，经部门负责人、主管经理、总经理批准签字后，持《用印申请表》或经总经理签批的文件到综合办办理盖章手续。

　　(2)、加盖合同印章时，凭借总经理签批后的《合同会签单》到综合办办理盖章手续。

　　(3)、公司公章、合同章原则上不得拿离公司使用，如有极特殊情况，必须拿离公司时，须填写《印章离司申请表》，经总经理批准签字后，有关人员在印章保管人的陪同下方可将印章拿离公司使用。

　　(4)、公司其它印章的使用程序按照印章保管部门制定的使用规定执行。

　　3、印章保管人的工作要求

　　(1)、所有需要加盖印章的文件，只有见到总经理签字后方可加盖，若因总经理外出而无法履行审批程序时，只有取得口头同意后，方可加盖印章，并要在事后补签《用印审批表》。

　　(2)、印章保管人对没有公司总经理签字的用印申请，有权予以拒绝加盖印章。

　　(3)、印章保管人不得委托他人代办盖印。不准在空自信件上盖印，不准没经批准加盖印章。

　　(4)、凡在落款处加盖印章时，必须骑年盖月。

　　(5)、与外单位的合同、协议等文件，篇幅超过两页者，要加盖“骑缝章”。

　　(6)、印章保管人应做好印章的保管工作，平日随用随锁，假日加封，严防私用、盗盖用公章，如因保管人工作失职，给公司造成损失和不良影响的，公司将追究其行政责任和经济责任。

　　(7)、印章保管人需对《用印审批表》进行登记，编号及存档。

　　4、其它

　　(1)、加盖印章的文字材料的行文。格式必须符合有关规定要求。

　　(2)、新使用印章在启用前，应将启用时间、印章式样通知公司有关部门。

　　(3)、当印章报废，停止使用时，应将原件及时上交公司，并向有关部门及时通报，说明原因，标明停用印模，停用时间。公司须及时收回废用印章，销毁或归档封存。

　　(4)、印章遗失时，除要立即报告公司领导和公安机关备案外，还应依法公告作废。

　　二、介绍信的`使用与管理

　　1、介绍信的印制

　　(1)、公司介绍信由综合办负责印制。

　　(2)、印制的介绍信，应按照统一格式设计，经公司经理会审核备案后，可以安排印刷、使用。

　　2、介绍信仅为本公司员工外出开展业务时证明本企业员工身份和拟办业务时使用，不可以作为其它事项的证明材料。

　　3、介绍信的保管和使用。

　　(1)、介绍信由公司综合办设专人保管，实行使用审批制度。

　　(2)、公司各部门及所属公司员工到外出开展企业经营范围内的工作业务时，经过所在部门负责人和主管经理签字同意后凭《介绍信使用审批单》，到公司综合办开具介绍信。介绍信使用审批单与介绍信存根一起存档。

　　(3)、介绍信使用审批单上应写明对方单位名称，本单位外出人员姓名、人数。具体业务内容和介绍信有效期限。

　　(4)、使用介绍信要盖两处公章，一处盖在介绍信存根连接线上，一处盖在落款上。

印章及介绍信使用的管理规定2

　介绍信盖章

　　印章、介绍信使用管理规定。为规范公司印章和介绍信使用行为，制定本管理规定。

　　第一条 印章的管理

　　公司及与公司业务相关的各类印章（公司章、法人名章等），由总经理办公室负责管理，并指定专人负责保管。

　　因业务部门特殊需要，必须单独保管使用的印信，如财务专用章、合同章等，应登记备案后，由使用部门派专人负责保管使用，并建立使用印章登记薄。总经理办公室予以监督检查。

　　第二条 印章保管员的职责

　　（一）妥善保管印章，不得遗失和交他人代管，如有事外出应向经理办主任说明情况，以免影响用印。

　　（二）经经理办主任同意后方可用印。

　　（三）对不按规定用印的，有权拒绝用印。

　　（四）用印时要做到印迹端正清晰，保持用印的严肃性。

　　（五）要做好用印单位、用印人、用印事项、批准人等相关记录。

　　第三条 印章的使用范围

　　以公司名义的发文，上报下发的各类计划与总结，各类统计报表、各类专业人员职称证：公司颁发的各类奖状与证书，对外介绍信、证明信、回复函等。不符合规定的，不准用印。

　　第四条 印章的使用办法

　　凡需使用公司印章者，需经经理办主任同意或经公司总经理签属意见后，由公司印鉴管理员负责用印，未经批准不得携印章外出和空白用印，使用主要领导个人名章时，需经本人同意。

　　第五条 印章使用的注意事项：

　　（一）建立印章保管登记册，载明印章名称、印文、印模和保管人姓名等项。

　　（二）印章保管人员要明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用。

　　（三）印章保管人员不得委托他人代取代用。保管印章要牢固加锁防止被盗，否则要负法律责任。

　　（四）一旦发现保管的印章有异常情况，或丢失应该保护现场，及时报告领导和有关部门，查明情况，迅速处理。

　　（五）印章保管人员要注意保养印章，及时清洗，确保用印时印迹清晰。

　　第六条 印章的使用：

　　（一）用印时首先应检查是否有部门负责人批准的用章审批单。

　　（二）审阅了解用印内容，杜绝未经审阅其内容，而盲目用印的现象。

　　（三）每次用印都应进行登记。

　　（四）盖印

　　1、以单位名义发出的公文函件必须加盖单位的印章。

　　2、机关的正式文件只在文本落款处盖章。

　　3、带存根的介绍信、证明信或公函等要盖两处印章，一处盖在落款处，一处盖在骑缝 线上。

　　4、凡是在落款处加盖的印章都要端正盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压 成文日期年月日中的4-7个字。

　　第七条

　　停用的废旧印章要请示领导和有关部门做出处理决定，分不同处理情况，或上缴颁发单位进行切角封存，或由本单位自行销毁。

　　第八条

　　介绍信的管理介绍信是公司出具的一种证明性文件，公司对介绍信的内容及其印章承担着相应的责任。因此，公司对其使用必须严格管理。开出介绍信或替换介绍信都要履行一定的手续。

　　（一）介绍信的'两种形式：一种是办公室秘书掌握的具有一定印刷格式的公司介绍信。有制发单位的名称，使用人的姓名、职务、事由、时间、有效期、用印等。 另一种是用公司信笺书写的，为请求或希望证明某种情况而使用的。

　　（二）开具介绍信的手续

　　需要单位介绍信者要先填写单位介绍信签批单，经部门批准后，由办公室秘书据此单填写介绍信，盖章后交给需用人。

　　（三）注意事项：

　　1、办公室给职能部门出具介绍信时要严格履行登记签发手续。

　　2、使用介绍信者的合法身份和事由要严格审核。

　　3、介绍信要有编号和存根，存根和发出的介绍信要一致。

　　4、事后应逐一核查介绍信用途、去向，并予以记录。应收回全部未使用的介绍信。

　　第九条 本规定由经理办负责解释，自经理办公会议审定通过后施行。