项目档案管理制度
在当今社会生活中，我们可以接触到制度的地方越来越多，制度具有合理性和合法性分配功能。那么拟定制度真的很难吗？下面是小编精心整理的项目档案管理制度，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。
项目档案管理制度1
为了做好工程及设备档案资料的管理工作,参照《建设工程文件归档整理规范》等文件的有关要求结合本公司实际情况和公司领导对档案管理的相关要求特制订本档案管理制度。
一、归档范围
主要为工程和设备档案资料
1、工程档案是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同(所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同,供应商(服务)单位的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件,比价的考察调研报告,考察调研的影像、照片资料)、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。
2、设备档案是鉴定评价(仪器)技术状态的科学资料,是为保障(仪器)设备正常运转并处于良好状态的重要依据。档案员接收归档本公司的各类设备资料。主要包括计划、选购阶段的仪器设备购买申请单、协议、合同、重要来往函件、电文;开箱验收阶段的装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检
3、验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料、开箱检验记录;安装调试阶段的试车、试验记录、安装验收单、存在问题及处理意见;运行及维护修理阶段的设备仪器移交使用部门的附件和随机工具清单、设备仪器维护保养和安全技术操作规程、设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录;改造、更新阶段合理化建议及处理结果、设备仪器改造、改装、更新的报告与批复、改进、改装过程中形成的图样、技术文件、设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件、技术鉴定及成果申报奖励等各类文件。
二、档案保密制度
1、档案工作人员必须树立高度的保密观念,遵守公司的各项保密制度。
2、凡涉及不宜公开的公司机密等档案,应作秘密保管并严格控制查阅范围,本公司人员需要查阅者,须经本公司主管领导批准。
3、凡作秘密和内部管理的档案,应严格履行查阅审批手续,严禁擅自拍照和复制,利用者应严格遵守保密规定,不得泄露公司秘密。
4、对确已无保存价值的建设工程和设备档案,列出销毁清册,经主管领导审批后,由销毁人、监销人销毁,并签名注销。
三、档案工作人员岗位职责
1、热爱档案事业,忠于职守,遵纪守法,勤奋学习,具备档案专业知识。
2、负责本公司建设工程中形成的资料和设备资料的收集、整理、立卷、归档工作,积极提供利用,为各项工作服务。
3、按规定向当地档案馆移交应进馆的档案。
4、积极主动地向上级主管部门汇报档案工作情况,接受其监督、检查和指导。
5、办理领导交办的其他档案业务工作。
四、档案管理制度
1、非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷,确因工作需要,须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。
2、档案柜内的`档案要进行系统排列存放,不准堆放与档案无关的东西,做到完整安全,存放有序,查找方便
3、做好档案柜内'六防'(防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀)工作,平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。
4、对档案柜所藏档案要进行经常检查,发现问题及时采取有效措施。
5、凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件,仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份,应留一份存档;只有一份的,将原件存档,复印件随机使用。
6、档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。仪器设备档案内的文件材料,要按时间先后排列好,用铅笔编写页号,凡有文字的页面,都要编号,正面编在右上角,背面写在左上角,然后填写好卷内目录。
五、档案安全制度
1、严格执行定期检查和进出档案清点制度,档案柜实行专人负责,钥匙应妥善保管,如有丢失应及时汇报并采取措施,非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。
2、每次长假前应对档案进行全面检查,档案柜加贴封条,切实消除安全隐患。
六、档案资料查阅利用制度
1、本单位人员借阅档案、资料须登记,未履行登记手续的,档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间,不得超过半个月,确需继续借阅,必须办理续借手续。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件,尽量不用原件,一般由使用人复印。
2、档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员,特殊情况需要外借时,须经分管领导批准,办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毁坏和遗失,按期归还,如有损坏、遗失,由借用人负责。外单位人员需要复印档案柜里资料时须经主管领导同意后方可进行。
3、档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单方可交付。
4、查阅档案时,严禁吸烟,严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等,严禁涂改和拆撕档案,违者且造成档案损毁的,依法追究当事人行政、法律责任。
5、查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员,以利探索和总结档案利用工作规律,更好地为各项工作服务。
七、档案的收集
1、档案管理人员收到公司内部人员或相关单位人员给予的资料应及时登记。
2、工程档案资料按项目收集档案应按系统分类统一存放档案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索。
3、设备档案资料按名称分类组卷,将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列,依照设备材料的自然形成过程排列并做电子目录方便日后检索。
4、应妥善保存各类档案和资料,如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。
5、勘察、设计、施工、监理等单位向本公司移交档案时,应编制移交清单,双方签字、盖章后方可交接。
6、项目签订承包合同中应明确规定工程档案资料和设备资料编制的责任范围、内容、套数、案卷质量标准及时间要求。施工单位不按时提交合格竣工图的不算完成施工任务。
7、本公司购置的设备仪器的随机全套资料,由拆箱负责人收集齐全,及时移交档案员,统一积累和集中保管。
项目档案管理制度2
1、项目设兼职资料员，负责文件的接收、发放、登记、回收等工作。由资料员负责建立项目的收文、发文登记。
2、部门使用的资料由各部门专人发放并负责保管；长期保存的文件应需交由资料员统一保管。
3、所有文件必须按照档案管理及项目有关规定进行收集、发放、整理、编目和保存。
4、档案、资料要保持整洁，不允许在档案和文件上乱涂乱写。
5、存档资料必须为原件。
6、涉及到经济方面的设计变更其它形式的'文件，必须向经营部门提供一份原件进行保存。
7、合同文件由经营部门控制、保存和发放。
8、不得私自借阅或让他人随意查看，不得随意携带外出。对档案文件内容不得随意向外泄露。
9、对已归档的文件借阅时，必须办借阅手续，限期归还。如超过借阅时间，须重新办理手续。
10、作废文件不统一收回，但应在替换文件里指明，或以通知形式告知文件持有者。
11、管理人员因工作调动或其他原因不在项目工作时，应有职能部门资料员收回其持有的所有文件。
12、工程竣工验收后，项目应及时将工程交工资料整理、汇总，交由武汉项目工程部归档。
项目档案管理制度3
文件及技术档案管理工作,是工程施工的延续,但常常因项目经理部的解散、人员调动等原因而滞后,为了使本项目在该方面的管理工作上一个新台阶,同时为以后的工作提供依据,体现'重生产同样重技术档案管理'的方针,实现生产和内业双丰收,特制定文件、技术档案管理制度。
(1)文件及技术档案管理的任务、意义
①文件及技术档案管理的任务是
按照一定的原则和要求,系统地收集记述工程建设全过程中具有保存价值的用于指导施工的技术文件材料,并按归档制度加以分类整理,以便完工验收后,完整地移交给有关技术档案管理部门。
②文件及技术档案管理的意义是
可以保证技术文件的完整性、正确性和及时性,组织有序的交流,及时满足施工生产的需要,出了问题,有据可查,从而起到稳定正常生产的作用。
(2)文件及技术档案管理制度
①文件管理制度
施工过程中发生的往来文件,项目经理部应设专职人员,按照is09001:20xx 的要求进行专门管理,并形成硬性规定,并由此建立文件管理制度。
②技术档案管理制度
施工过程中产生的技术资料,项目经理部应设专职人员,按照is09001:20xx 的要求进行专门管理,并形成制度贯彻落实。
(3)文件及技术档案管理的方法
①文件管理方法
a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。
b、整理及编目:是在文件全面收集基础上,对来文或发文进行科学地分类和有秩序地排列。分类应根据文件的行文类别区分。同时按文件的收发时间编制目录,该受控的要建立受控文件清单并加盖受控章。
②技术档案管理办法
a、收集:由项目经理部工程管理部统一管理。
b、整理及编目:是在技术档案材料全面收集基础上,对技术档案材料进行科学地分类和有秩序地排列。分类按技术档案本身的自然形成规律进行。工程技术档案分类,原则上按工程项目划分,使同一项工程的技术档案都集中在一起,以便能够反映该项目工程的全貌。而每一类别下,又可按专业分为若干类。编目方针为能够揭示技术档案的内容和他们之间联系,便于检查。
(4)交工验收及资料整理
①建立技术资料复核制,来源于施工过程中的资料,必须现场填写且有人复核,决不允许一人一填到底,更不容许事后补填,且资料能够反映工程实际。
②交工验收资料的整理,要从工程施工一开始就着手抓,先化整为零,再化零为整。同时做到资料、图纸和计量支付三者的`统一。
③加强交工验收及资料整理的管理工作,彻底根治此方面滞后的弊病。
(5)竣工资料整理、竣工图绘制
①在交工资料的基础上,进一步完善成竣工资料,摒弃持久战。
②每一分项工程完成后,要随即把施工中变更的部分用铅笔描绘在原施工图纸上,并注明变更的依据及日期等。
③把竣工资料的整理及竣工图绘制与项目经理的业绩挂钩,作为奖罚的依据之一。
项目档案管理制度4
1为规范档案管理，充分发挥档案作用，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》《企业档案管理规定》和国家档案局颁发的有关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。
1.2本制度适用于公司系统各单位，公司下属单位可结合实际，制定本单位的档案管理制度。
1.3公司档案工作实行统一管理、分级负责的原则。公司档案室负责集中管理全公司各种类和载体的档案，各部门负责本部门资料的归档和管理工作，人事部负责人事档案的管理工作。
1.4公司档案工作应纳入公司管理程序及各部门有关人员岗位责任制。各部门及有关人员按照其岗位职责，负责本岗位在工作中产生的各类载体材料的归档工作。
1.5部门文书负责对本部门形成的各载体材料进行收集、整理，填写档案移交清单后按要求向公司档案室移交。
1.6公司全体干部员工都有保护档案的义务和维护档案完整安全的职责，任何人不得拒绝归档，对私自损毁档案和不按要求归档的,应当追究有关部门和责任人的责任。
2文件材料的归档
2.1归档范围
凡公司在各项工作活动（包括筹备、成立、经营、管理及产权变动等）中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体材料应列入归档范围，包括但不限于以下内容：
2.1.1发文、收文(上下级单位和外单位的来文)。
2.1.2会议材料：由公司及各部门负责组织召开的各种重要的综合、专业、专题会议材料，包括会议指南、会议讲话、报告、会议交流或讨论材料、会议记录、录音、录像和照片等，以及外出参加会议带回的与本单位有关的文件材料。
2.1.3各类统计报表、统计资料，生产经营简报、月(周)报。
2.1.4公司规划、经营分析、财务分析等专题材料。
2.1.5合同协议文本包括合同协议（正本）、合同审批（会签）表、授权委托书、招投标文件、履行情况记载、纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。
2.1.6调度运行材料包括调度运行报告、图表等文件材料。
2.1.7科研课题材料包括调研、申报立项研究、试验总结、鉴定报奖、推广应用等材料。
2.1.8基建项目材料包括公司基本建设项目前期材料、设计、施工、监理、竣工和验收文件图纸等材料，以及使用、维修、改建、扩建等材料。
2.1.9会计档案包括公司总部财务报表、账簿、凭证、财务移交清单等。
2.1.10上级视察、对外交流、工作组调研、党政工团等各项业务管理与活动中产生的文件(交流)材料、报告、录音录像及照片等。
2.1.11上级或其它单位颁发、赠与的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗，以及上级领导或名人的题词、书画、签名留念册等。
2.1.12公司及各部门负责印制的对外宣传材料、印刷品、音像制品等。
2.1.13依靠传播媒体展现的、有保存价值的，以特殊载体或电子形式存在的有保存价值的网站文件、电子邮件、多媒体文件、程序文件、结构性文件等。
2.1.14电力营销过程中形成的具有保存价值的各种资料和记录。
2.2归档文件材料来源
2.2.1公司内部形成的文件材料。
2.2.2公司所属单位和派出机构（包括境外机构）应报公司的文件材料。
2.2.3公司引进项目、外购设备等带来的文件材料。
2.2.4公司投资的全资、控股、参股企业应向公司提交的文件材料。
2.2.5公司参与的合作项目，合作单位按要求应向公司提交的文件材料
2.2.6公司执行、办理、接收的外来文件材料及各种载体材料。
2.2.7公司在营销工作中产生的各种与客户有关的材料等。
2.3归档文件材料载体
归档的文件材料载体主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
2.4归档时间
2.4.1管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
2.4.2科研课题、基建项目、信息化项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
2.4.3外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
2.4.4公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
2.4.5会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案室移交。
2.4.6审计(纪检)档案由审计和纪检部门负责收集整理，在工作结束后的次年6月前向档案室移交归档。
2.4.7合同(招投标)文件在合同办理完毕后三个月内向档案室移交归档。
2.4.8磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
2.4.9电子文件逻辑归档实时进行，物理归档与纸质文件归档时间一致。
2.4.10下列文件材料应随时归档
2.4.10.1变更、修改、补充的文件材料。
2.4.10.2公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料。
2.4.10.3公司产权变动过程中形成的文件材料。
2.4.10.4其他临时活动中形成的文件材料。
2.5归档要求
2.5.1 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。
2.5.2归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不得更改。
2.5.3非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
2.5.4具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。
2.5.5归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
2.5.6归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。
2.5.7公司与其他单位合作完成的项目，公司作为主办单位的保存全套文件材料，公司作为协办单位的保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。
2.5.8各部门文书人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案室移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。档案室接收时应全面检查归档文件材料的质量。
2.5.9交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。
3归档文件的分类和定义
公司档案分为：A文书档案、B生产运行档案、C会计档案、D工程建设项目档案、F审计档案、G照片档案、H合同档案、K科研档案、R荣誉、实物档案、S传媒电子档案、X信息化项目档案、Y营销客户档案、Z招投标档案。
3.1文书档案
文书档案是指企业在各项生产、经营、管理活动中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录。
3.2生产运行档案
生产运行档案是指企业在电力生产、调度运行中形成的有保存价值的历史记录。
3.3会计档案
会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
3.4工程建设项目档案
工程建设项目档案是指从建设准备阶段到项目竣工验收以及运行维护技术改造过程中形成的、具有保存价值的历史记录。
3.5审计档案
审计档案是指在各类审计活动中直接形成的，具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其它形式存在的历史记录。
3.6照片档案
照片档案是指企业在社会活动中直接形成的以静态图像为主的有保存价值的历史记录。
3.7合同档案
合同档案是指企业在各类活动中与自然人、法人或其它组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同、协议、意向书及其过程纪录。
3.8科研档案
科研档案是指在科学技术研究与管理、知识产权管理活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像等各种形式的历史记录。
3.9荣誉、实物档案
荣誉、实物档案是指企业在工作活动中形成的具有保存价值的荣誉、纪念品、印信类等实物形式存在的档案。
3.10传媒电子档案
传媒电子档案是指企业或者个人在社会活动中形成的、依靠传播媒体展现的、具有保存价值的'，以特殊载体或电子形式存在的历史记录。
3.11信息化项目档案
信息化项目档案是指电力企业信息化项目建设过程中形成的具有保存价值的资料和文件。
3.12营销客户档案
营销客户档案是指在电力营销过程中形成的具有保存价值的历史记录。
3.13招投标档案
招投标档案是指在企业招投标活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、符号、图表、声像等各种不同载体的历史记录。
4归档文件整理
公司各种类档案根据公司分类表进行分类,按照公司档案基础业务作业指导书进行整理。
4.1文书档案的整理
文书档案由公司总文书和部门文书在每年的第一季度将次年的文件材料向档案室移交。档案室汇总后按照公司文书档案分类规定进行分类，再按照《归档文件整理规则》DAT/22-20xx的相关规定，以件为单位进行规范整理。
4.2生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案的整理生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案由各职能部门负责收集，保证齐全完整准确后向档案室移交。生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的有关规定进行整理。
4.3合同、招投标档案的整理
合同、招投标档案由合同、招投标主管部门负责收集汇总后移交档案室。合同、招投标档案可归入工程的,按照科技档案进行整理。单独归档的按照《归档文件整理规则》DAT/22-20xx相关规定，以件为单位进行整理。
4.4会计档案的整理
会计档案由财务部门按照财政部《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）的规定整理，保管一年后，连同会计档案移交清册一并向档案室移交。
4.5照片档案的整理
照片档案由各形成的职能部门（包括新闻中心）汇总后向档案室移交，照片档案参照《照片档案管理规范》的相关规定进行整理。
4.6荣誉、实物档案的整理
荣誉、实物档案由有关部门或个人在接收到荣誉、实物档案后向档案室移交。荣誉、实物档案按件为单位整理保管。
4.7审计(纪检)档案由审计和纪检部门负责收集汇总，在工作结束后的次年6月前向档案室移交，审计(纪检)档案按《归档文件整理规则》和《纪检监察机关案件管理办法》的相关规定整理。
4.8传媒电子档案由形成部门或个人汇总后统一向档案室移交，按照分类不同分别编号进行整理。
4.9营销客户档案由形成的单位收集、整理、保管。
5档案的保管及利用
5.1公司设立专门的档案库房作为档案的保管场所，档案库房应符合有关规定，达到“八防”要求和温湿度标准，并有专门人员管理，定期检查。
5.2档案库房建立统一的台账，做到账物相符。档案人员应熟悉库藏档案情况，根据利用者需要，通过各种手段积极开发档案信息资源，开展如文件汇编、大事记、组织沿革、深层次编研等各种信息服务工作。
5.3凡本公司的职工，均可在档案室或公司网络上查阅与本部门业务有关的档案信息资料。
5.4查阅机要档案、重要档案、重要会议记录必须经部门领导批准，专人负责查阅。会计档案需经财务部门领导批准由财务人员查阅。
5.5公司各种类档案原则上只能在档案室查阅使用，不得外借，如确因工作需要，需经部门领导批准。借出的档案不准擅自复印，经批准同意借出或复印的档案，不准转借他人和擅自拆卷、私自摘抄，不得带出公司外，更不得划道、填字，涂改、损坏档案。
5.6外单位人员查阅档案，一律凭单位介绍信，经部门领导批准方可查阅。
5.7利用档案的人员要填写《档案利用效果登记表》，主动提供档案利用效果，及时反馈档案利用信息。
5.8档案管理纳入办公自动化系统，利用信息化系统和各种现代化手段，做好档案信息资源的开发利用工作，努力实现档案信息资源的共享，为公司各项工作提供高效与便捷的服务。
6档案的鉴定和销毁
6.1根据国家有关部门的规定，公司的各类档案可分为永久、长期、短期三种。会计档案分为3年、5年、10年、15年、20年、25年等。
6.2文件材料一经立卷归档后，未经批准和办理正式手续，任何人不得擅自销毁。
6.3对到期档案的鉴定工作，应在公司分管档案负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组，对档案进行鉴定，提出鉴定意见。
6.4经鉴定需要销毁的档案必须填写《销毁档案清册》，由公司领导审查批准后到指定场所由两人以上进行监销签字。销毁会计档案，公司负责人要在《会计档案销毁清册》上签署意见。
7监督指导
7.1制定公司档案管理标准、制度和规定等。
7.2对公司各部门文件材料的归档整理移交工作，进行业务指导。
7.3对公司所属各单位的档案管理工作进行业务指导和监督检查，组织开展业务协作、交流活动。
7.4组织公司所属各单位的评估工作，促进公司系统档案工作管理水平的提高。
8附则
8.1本制度由公司行政部(办公厅)负责解释。
8.2本制度自颁布之日起施行。
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●档案管理规定
1、档案资料由经理负责监督保管,内务管理员专职文件存档、注记工作。
2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜上锁,未经经理许可,任何人不得动用。
3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档清单和编号目录。
4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。
5、物业档案在历任经理离职或调职时,应向接任者办理移交手续,经认可后方可离开。
6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。
7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经经理书面认可,如有违反的,作泄密处理。
8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况,对不符合要求的保管人将作适当处分。
9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的,对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的,公司将视情节追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。
●小区管理保密规定
1、公司、物业内部资料,业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。
2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内,由内务管理员专人管理。
3、公司文件柜备用钥匙由经理保管,内务管理员休假时,由经理指定者方可代为执行以上事务。
4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等,必须隐蔽放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。
5、公司制定的各类规章制度及工作指引,严禁任何形式的抄袭和复印,严禁外泄。
6、公司发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。
7、员工应具有维护他人隐私的法律意识,主动为公司和小区住户保守秘密,对任何人的不正当打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。
8、员工因执行保密规定不当,致使公司、业主/住户或公司其他员工利益受不良侵害的,公司将从重处罚,并由当事人个人承担导致的`全部法律责任。
●小区档案资料
1、小区验收档案:
1)小区土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料)。
2)小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。
3)小区机电设备保养合约。
4)小区公共区域设施设备验收记录。
5)小区公共区域设施设备移交记录。
6)单元验收及移交记录。
2、小区二次装修档案:
1)住户二次装修图纸及审批手续。
2)二次装修期间管理处监督检查资料。
3、住户资料:
1)小区住户入伙资料。
2)小区住户情况登记(包括姓名、房号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间等)。
4、小区管理文本汇编:
1)管理合同、业主公约、用户手册。
2)小区各类管理规章制度及装修管理规定。
3)小区各项管理分包合约。
5、小区设备维修保养资料:
1)各类设施设备专门的维修保养制度和应急措施。
2)各类设施设备独立的维修档案及日常巡检维修记录。
3)主要部位如配变电间、监控中心等应有工作日记、交接班记录、巡视记录和人员进出记录。
4)住户维修报修单及维修后的回访记录。
6、小区设施设备检测:
1)电梯有劳动部门合格证书及年检报告。
2)消防泵、管道等有定期试机及换水记录。
3)小区避雷系统有定期检测报告。
4)小区其他设施设备检测记录资料。
7、日常文档:
1)日常通知、文件的存档。
2)小区管理费收缴情况。
3)公司管理费财务报告。
4)会议记录。
5)值班记录。
6)安保值班记录。
7)其他管理记录。
●档案资料的管理要求
1、采用多种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、录象带、录音带、相片、图表等,并采用适当的保管、储存方法。
2、尽可能地把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和利用。
3、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理,并定期清除过期无效文件。
4、原始文件按照文件的使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录,文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以保证查阅者及时找到有效的文件。
5、档案的鉴定必须由经理或其他指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数、保存期限、保存数量等作出决定,其他未经授权者无权决定。
6、档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,最好按不同业务部分分柜保存。
7、档案保管有专人负责,以达到文件管理要求,必须做到档案标识清晰、分类明确,易查找;档案必须由具备资格人员经过登记后方可借出,文件借阅者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任。档案归还必须经过检查,如有轻微破损应立即修补,损坏严重须追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽所导致的文件流失和泄密。
8、档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质的要求,配置有效的灭火器材,潮湿天气需放置生石灰等物质,档案管理人员需及时进行检查和清理,保证文档保管条件符合公司文件管理的要求。
项目档案管理制度6
一、目的
为了规范企业项目档案的管理，保证项目档案的安全性、完整性和可追溯性，提高企业管理水平和竞争力，特制定本制度。
二、范围
本制度适用于企业所有项目的档案管理。三、制度制定程序
由公司相关部门起草制度—企业法律顾问进行审查修改—征求相关部门意见—董事会审批—签字颁布。
四、制度内容
1、项目档案的定义
项目档案指的是项目立项后的所有文书材料、合同协议、工程图纸、开工报告、竣工验收报告、质量验收报告、工程图纸、质量检验单、项目工作日志、会议记录等历史档案材料的'统称。
2、项目档案的保存
（1）项目档案按照项目工期和项目结束时间计算，交由档案管理部门负责收集、整理、归档、保管和借阅。
（2）计划立项的项目，需要提前做好档案归档准备工作。
（3）已完成的项目档案必须在项目竣工验收后3个工作日内归档。
（4）项目档案按照档案保管期限进行管理，保存时间不少于30年，档案保管期满后，按照《档案保管期限终止规定》确定处理方式。
3、项目档案的责任
（1）项目部门负责项目档案的有序收集、整理和归档，并且保证档案的准确性和完整性。
（2）档案管理部门负责对所收集、整理、归档的项目档案进行保管，确保数据的安全性和完整性，并保证档案在第一时间内提供给有关部门借阅使用。
4、项目档案管理制度的执行程序
（1）项目部门在项目完成后，将所需的档案交给档案管理部门，并且在交档前对所收集的资料进行核对，以确保档案的完整性和准确性。
（2）档案管理部门负责对每一个收到的档案进行统计和归档，并且对档案进行标记、检索、借阅和保护。
（3）在需要使用档案时，申请人需要向档案管理部门提交申请表，经过项目部门和档案管理部门的审批后，由档案管理部门提供档案的借阅服务。
（4）档案管理部门负责对档案保管的有效时间进行记录和监督，确保档案的保管期限符合国家相关规定。
5、责任追究
对未按照本制度规定办事，交办不到位，数据泄露等违规行为，我们将根据公司相关制度进行处理，并追究相应责任人的责任。
五、参考法律法规
1、《档案法》
2、《劳动合同法》
3、《劳动法》
4、《劳动保障监察条例》
5、《行政管理法》
项目档案管理制度7
为加强本公司系统各投资项目的档案管理，特制订本管理办法。
第一条“投资项目”是指：
(一)因本公司参与投资或合作而产生的盈利性建筑工程;
第二条
(二)因本公司参与投资或合作而设立的生产经营性企业。建筑工程的各种文件资料由房地产开发公司负责建档和保管，生产经营性企业的文件资料由公司总部执委会投资发展室负责建档和保管。以下各条规定均指第二类投资项目文件资料的管理。
第三条
全部档案按类、目划分归纳，根据公司档案现状，设以下四类档案，并将各项目本身作为目：
(一)全资投资项目类;
(二)合资合作投资项目类;
(三)内地投资项目类;
(四)境外投资项目类。
第四条
全资投资项目档案包括的必要文件是：
(一)新上项目预报表和可行性分析报告;
(二)给政府的请求报告和政府批文;
(三)企业章程和董事会决议;
(四)总公司的法人营业执照和工商局批复;
(五)资信证明或资金来源证明;
(六)产权变更有关文件、材料;
(七)项目实际投资金额证明材料;
(八)历年经营业绩。
第五条
合资合作投资项目档案包括的文件是：
(一)新上项目预报表和合资企业可行性分析报告;
(二)外商投资企业名称使用证和各方股东的政府批文;
(三)给政府的申请报告和政府批文;
(四)合资企业合同书;
(五)合资企业章程和董事会决议;
(六)合资各方企业法人营业执照和各方法定代表人证明书;
(七)合资各方资信证明或资金来源证明;
(八)各方(中方)主管单位意见;
(九)合资各方委派的董事名单;
(十)进口设备、办公用品清单;
(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局营业执照;
(十二)产权、股权变更有关文件、材料;
(十三)项目实际投资金额证明材料;
第六条
(十四)历年经营业绩。内地投资项目包括的必要文件是：
(一)给政府经济协作办公室的申请报告;
(二)企业去内地兴办工商企业的章程;
(三)合资、合作的联营合同或合资意向书;
(四)企业成立或变更时的政府批文;
(五)企业法人营业执照副本的复印件;
(六)派出负责人的法人授权委托证明书;
(七)会计师事务所的验资报告;
(八)当年或上一年度的财务决算表复印件;
(九)银行开具的资信证明;
(十)企业已经在内地投资的经营效益情况;
(十一)政府主管部门批文;
(十二)工商局批文;
(十三)外出兴办企业当地政府的批文;
(十四)外出兴办企业当地工商局批文;
(十五)外出兴办企业工农业执照复印件;
(十六)项目实际投资金额证明材料;
第七条
(十七)历年经营业绩。境外投资项目档案包括的必要文件是：
(一)给外汇管理局及经发局的申请报告;
(二)可行性研究报告;
(三)海外公司合同、章程;
(四)投资方的'政府批文、营业执照及法定代表人证明书;
(五)投资方资信证明、创汇证明、资产负债表及历年经营业绩;
(六)外派管理局关于项目投资风险及外汇来源的书面审查材料;
(七)政府主管部门征询我驻外使领馆意见的函;
(八)政府主管部门同意成立海外公司的批文;
(九)海外公司在投资国的注册登记证明;
(十)项目实际投资金额证明材料;
第八条
项目档案的收集和保管
(一)投资发展部设建档员负责项目档案的收集整理，总公司各下属公司应认真配合其工作，主动、及时地将项目档案整理上交投资发展部，投资发展部建档后将档案原件移交总经理办公室，并保留二套完整复印件;
(二)各项目负责人将项目文件交给建档员时，建档员应及时登记文件交付日期、名称、原件或复件、交付人，并由文件交付人签字认可;
(三)文件登记后由投资发展部经理或执委会主任签字，按性质进行编号、归档;
(四)项目档案保管期(原件和复印件)一般为永久保存。
第九条
项目档案的查阅
(一)总公司人员因工作需要查阅或借用项目档案时，在投资发展部办理相应的查阅或借用手续;
(二)集团内各单位因公需要查阅项目档案时，须出具本单位领导的批准证明。经执委会主任或投资发展部经理同意后，方能由建档员接待查阅;
(三)外单位人员因公需要查阅项目档案时，应持有单位介绍信，经执委会主任同意后，方能由建档员接待查阅，并由建档员详细登记查阅项目档案人的工作单位、查阅档案名称及查阅理由;
(四)项目档案一般不得带出档案室外，如有特殊情况，需带出室外或复制时，必须经执委主任批准，由建档员详细登记，借用人签名后才可外借，并限期归还;
(五)查阅人违反借阅规定时，建档员有权对其提出批评以至停止其借阅。
第十条
所有资料均应放人有锁的柜子里，钥匙由建档员专人保管，建档员因工作失职，使文件丢失或损毁，应追究其责任。
第十一条
由于建档员的变动或机构的改变等，项目档案需要移交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。
项目档案管理制度8
一、目的
为规范公司的工程项目档案管理，防范与控制合同风险，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本规定。
二、工程项目档案归档范围
本规定所指工程项目档案是指过去和现在，公司在工程项目的开发、设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图方案、软件、图录像等。其主要包括：工程项目建议批文，中标通知书，工程承包合同，合同附件，劳务分包合同，专业分包合同，采购合同，工程预（结）算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函，传真，会议记录，委托书，开工报告，请款报告，技术资料，主要设备材料估检报告，施工记录验收报告，竣工报告等。
三、档案机构及其职责
公司指定专人负责档案管理工作（即资料员），资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅等工作。其主要职责包括：
1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料；
2、档案材料的保管和销毁；
3、档案材料的查借阅、催还。
四、档案的立卷、收集、整理
1、以工程项目为单位，分别立卷，一项目一卷。
2、在工程项目的招投标阶段开始立卷，收集该项目有关资料归档管理。
3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交清单上进行登记（见附表一）。
4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息（见附表二）。
5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”，主要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合。
五、档案的管理
1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。
2、每年对档案进行一次清理。
3、清除不必要保存的材料。
4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。
六、档案要求
1、文件必须为原件、正文，符合文件格式。
2、必须齐全完整，装订整齐，并适当管理。
3、传真件应复印一份归档。
七、档案的保管
1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀，防丢失，保证档案的安全。
2、所有档案应专柜存放，加锁。
3、所有档案不得随意查阅、变订，不得置于公共场所。
4、公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。
八、档案的销毁
1、档案管理人员根据档案保管年限的规定对档案进行鉴定，登记已失效的'档案，编制档案销毁清册（见附表三）。
2、档案销毁清册经核准人批准，方能销毁失效档案。
3、销毁一般以焚烧、粉碎的方式处理，特殊销毁方式另作说明。
4、销毁时要有二人以上监销，并在档案销毁清册上签字。
5、销毁人员应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。
九、档案的查借阅
1、因工作需要查阅档案的应填写好查阅申请单，由核准人签字同意，方可查阅（见附表四）。
2、确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经核准人签字同意，方可带出，用毕即归还。
3、资料员对文件的查（借）阅情况要进行登记（见附表五）。
4、借阅人对所借之档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等等，不能随意乱放，以免遗失。
5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管及时处理。
6、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经核准人批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须核准人同意且审核后才能带出。
7、公司对调阅制度实行分级制度，公司可根据借阅人工作的需要及等级的评定，分别给予“原件借阅”“复印件借阅”“局部复印件借阅”。
十、有下列行为者，视情节轻重，给予违纪处分，若构成犯罪依法追究刑事责任：
1、毁损、丢失或擅自销毁档案。
2、擅自向外界提供、抄摘档案。
3、涂改、伪造档案。
4、对档案没有及时上报、归档或管理不善，而造成公司损失。
5、未按手续借阅、外带及越级借阅。
二00九年九月十日
项目档案管理制度9
一、档案的建立。
1.1档案的建立按下列流程建立：收集--整理--分类--编号--登记--输入电脑--入柜--利用--检查
1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。
1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等;
1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、维修保养合同及维修保养记录等;
1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的."业主概况表"、"业主公约"、"入住契约"、"前期服务协议"、"接房登记表"等。
1.2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;
1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;
1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维修基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。
1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。
二、档案管理
2.1为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理，并保存复印件。
2.2档案管理要求：
2.2.1进行标准化的档案管理。
2.2.2采用多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并采用适当的保存方法。
2.2.3加强保密意识培养，确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。
2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。
2.2.5坚持档案资料收集的系统化。
2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，按工作部门分柜保存。
2.2.7实行档案管理工作检查经常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。
项目档案管理制度10
一、制度目的本制度的目的是规范企业项目档案的收集、整理、保存、利用、处置和管理，提高档案管理的科学性和规范性，保护企业的合法权益，保障企业正常运营。
二、范围本制度适用于本企业内的所有项目档案管理工作。
三、制度制定程序企业管理人员组织项目档案管理工作小组，对项目档案管理的需求、法规、政策等进行调研和分析，制定草案，通过内部审批，最终提交企业领导审批并正式发布并施行。
四、相关法律法规
1、《中华人民共和国档案法》
2、《中华人民共和国劳动合同法》
3、《中华人民共和国劳动法》
4、《中华人民共和国劳动保障监察条例》
5、《行政管理法》
6、《企业档案管理规定》
五、制度内容
1、项目档案的'范围：包括项目申请、立项、实施、验收以及存档等全过程所涉及的文件和资料。
2、收集和整理：各部门需及时提供相关文件和资料，并按照规定进行汇总和整理。项目档案的分级保存原则为按照保管期限和重要性进行分类。
3、档案的保存：项目档案应按照档案管理规定进行严格保管、保存和整理，同时分级保存和备份，以避免信息丢失或损坏。
4、档案的利用：项目档案按照规定可以向公司内部和相关部门进行借阅，但需要先准确审核借阅人员的身份，保证文件资料的安全性。
5、档案的处置：项目档案应根据相关规定进行定期清理，对于保管期限已经到期的文件应及时进行销毁。对于项目档案的档案资料备份必须及时保存，以便于万一出现意外情况，备份资料可以保障企业的利益不受损失。
6、责任追究：对于无故丢失、泄露、损毁等行为，相关责任人将承担相应的法律责任和经济赔偿责任。
六、责任主体1、项目档案管理工作小组负责指导项目档案管理工作。
2、各部门负责项目档案的整理和收集工作，并按时上报项目档案管理工作小组。
3、保管人员负责对项目档案的保管、保存、借阅和处置工作，并遵守相关规定。
4、项目负责人负责保证项目档案的真实性和完整性，并负责项目档案借阅的审核工作。
七、执行程序
1、项目档案管理工作小组将制度及有关规定向各部门宣传和落实。
2、各部门收到文件和资料后，应当及时汇总和整理。
3、项目档案保管人员按照规定进行保管、保存、借阅和处置。
4、项目档案借阅需做好借阅登记手续，特定档案的借阅需审核和批准。
5、对于失误行为的责任人员需承担相应的法律责任。
八、责任追究对于违反本制度的行为，相关责任人员将受到警告、纪律处分，甚至可能涉及到法律责任和经济赔偿责任。
项目档案管理制度11
一、编写规章制度的目的项目档案管理制度的目的是为确保项目档案管理的规范化、科学化，防止因项目档案管理不规范而导致的意外事件和责任问题，同时提高公司工作效率和服务质量。
二、编写规章制度的范围本制度适用于公司所有的项目档案管理工作。
三、编写规章制度的制度制定程序制度的制定程序应包含以下环节：
1、确定制度的编制标准，明确制度的性质和适用范围；
2、明确制度的主要内容，包括制度的名称、目的、适用范围、责任主体、执行程序、违规处罚、制度修订和审查等方面的内容；
3、广泛征求意见，听取各方面的意见和建议；
4、草拟制度，经过多次修改修改后形成正式版；
5、制度审查，经过放部门、法务部门、领导审批，并签署发文；
6、宣传普及，执行规章制度后需要通过内部协调、会议等方式进行宣传普及。
四、收集、整理相关法律法规及公司内部政策规定本制度的编制需要遵循相关法律法规及公司内部政策规定，主要包括：
1、《劳动合同法》
2、《劳动法》
3、《劳动保障监察条例》
4、《行政管理法》
五、制定各项制度的名称、范围、目的、内容、责任主体、执行程序、责任追究等方面的内容
1、制定制度名称：项目档案管理制度
2、范围：本制度适用于公司所有的项目档案管理工作。
3、目的：为确保项目档案管理的规范化、科学化，防止因项目档案管理不规范而导致的意外事件和责任问题，同时提高公司工作效率和服务质量。
4、内容：
（1）项目档案建设的流程和标准，包括档案的分类、归档、管理和保管；
（2）各个环节的责任主体，明确责任和权限；
（3）管理准则，包括保密措施、保管要求、借阅管理等；
（4）归档后管理，包括档案的审查、复制、注销、销毁等流程；
（5）项目档案管理的评价、监督和改进。
5、责任主体：
（1）项目经理：负责对项目档案的建设、管理和保管；
（2）档案管理员：负责对项目档案进行分类、归档、管理、保管、借阅等工作；
（3）监督部门：负责对项目档案的监督和评审。
6、执行程序：
（1）项目建设阶段，根据公司的'制度和标准，对项目档案建设进行计划、指导、检查等工作；
（2）项目完结阶段，对项目档案进行归档、管理和保管，在保密、借阅等方面按流程操作；
（3）对归档的项目档案进行管理和评估，及时处理档案故障和异常情况。
7、责任追究：对项目档案管理的违规行为，根据公司制度执行相应的惩罚，并对相关责任人追究责任，直到给予相应的惩罚措施。
综上所述，企业管理人员需要编写一项“项目档案管理制度”，主要目的是确保项目档案管理的规范化、科学化，防止因项目档案管理不规范而导致的意外事件和责任问题，并且需要遵循相关法律法规及公司内部政策规定。制度的编制过程需要遵循一定的程序和环节，并规定各项制度的名称、范围、目的、内容、责任主体、执行程序、责任追究等方面的内容，以达到规范工作流程，提高公司效率和服务质量的目的。
项目档案管理制度12
第一章总则
第一条目的
为加强公司项目档案的管理，规范项目档案管理行为，保护公司利益，提高工作效率和档案管理水平，特制定本制度。
第二条适用范围
本制度适用于公司所有涉及项目的档案管理工作，包括但不限于工程项目、市场拓展项目、技术研发项目等。
第三条制度依据
本制度制定依据《劳动合同法》、《劳动法》、《劳动保障监察条例》、《行政管理法》等相关法律法规和公司内部政策规定。
第四条主要内容
本制度主要包括项目档案管理的`目的、范围、责任主体、执行程序、管理要求、责任追究等方面。
第二章目的与管理要求
第五条目的
项目档案管理的目的是规范档案管理行为，保障公司利益，提高工作效率和档案管理水平。
第六条管理要求
1、严格按照公司相关制度规定，规范项目档案管理行为。
2、确保项目档案保密安全可靠，避免遗失、损毁或泄漏。
3、做好归档、整理、检索等工作，确保档案信息及时、准确、完整。
4、发生案件等应急事件时，要做好相关档案保管和处理工作，并及时向上级汇报。
第三章范围与责任主体
第七条范围
公司项目档案管理包括但不限于以下内容：
1、招标文件、方案设计文件、施工图等工程项目档案。
2、市场调研报告、营销方案、推广方案等市场拓展项目档案。
3、科研报告、技术方案、产品设计方案等技术研发项目档案。
第八条责任主体
1、指定专人负责档案管理工作，制定具体管理方案。
2、项目管理人员要协助档案管理人员做好档案整理和归档工作。
3、公司内部审计部门要定期对项目档案进行检查和审计。
第四章执行程序
第九条立卷建档
1、建档前，需审查文件、资料，分别归类处理。
2、建档须注明档案代码、档案名称、文号、年度、保管期限等项目，建立档案目录并编号。
3、项目档案应及时梳理，整理和升级管理，更新且完善档案信息。
第十条档案管理
1、指定专人负责档案管理工作，制定具体管理方案。
2、档案管理员要负责未完成项目的档案管理。
3、项目结束后应及时完成归档，存放在指定的档案库内。
第十一条出入管理
1、出入档案库的人员，需出示有效证件并填写出入登记表。
2、未经许可，禁止私自携带档案出库或带入档案库。
3、档案外借须经过审批，外借时间限制不可超过保管期限，归还后要及时进行核查。
第五章责任追究
第十二条追究责任
1、档案管理人员未履行档案管理职责，造成重大损失或影响，应追究法律和经济责任。
2、违反规定，私自出入档案库，泄露、篡改、毁坏档案，造成档案丢失或毁损，应追究相应责任。
第十三条处理方式
1、如有违反规定、失误等情形，应及时上报上级主管部门，报告处理情况，为进一步处置提供依据。
2、根据有关法律法规和政策规定，实行从严处理、从重处罚原则，依照不同情形进行处理。
第六章附则
第十四条本制度的解释权归公司。
第十五条本制度自发布之日起实施，本制度修改权归公司所有。
项目档案管理制度13
一、工程项目文件的收集标准
1、工程项目文件的形成和积累项目文件产生于项目建设全过程。其形成、积累和管理项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制.并有相应的检查、控制及考核措施。
2、项目建设各阶段文件的收集及其责任
（1）、项目准备阶段建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备，工艺和涉外文件，设计单位负责收集、积累勘查设计文件，并按规定向建设单位提交有关设计基础资料和设计文件。
（2）、项目施工阶段项目实行承包的。由承包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交承包单位汇总；
由建设单位分别向承包单位收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理单位负责收集,积累项目监理性文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确系统情况、审核，签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。
（3）、项目试运行阶段试运行单位负责收集、积累在生产技术准备试运行中形成的文件：项目器材供应管理单位或部门应负责收集、积累所承担项目的器材供应、管理中形成的有关文件资料.
3、收集范围
（1）、反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件,应收集齐全，规入建设项目档案.
（2）、项目文件归档范围和保管期根据项目要求而定。
4、收集时间各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集:引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档、再行译校、复(完整word版)项目工程质量档案管理制度
印和分发使用.
5、项目文件质量要求
(1）、字迹清楚，图样清晰。图表整洁、签字手续完备。
（2)、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。
（3)、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设计标定质量的要求。
（4）、录音、录像文件应保证载体的有效性。
（5)、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
二、项目文件的整理与归档标准
1、项目文件的整理
（1)、建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定,并按档案管理的要求，形成文件形式进行整理。
(2)、建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理
（3)、勘查、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理.
（4）、施工技术文件应按单项工程的专业,阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理.
2、项目文件的归档组卷
（1)、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学,组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求.
（2)、项目施工文件按单项工程、单位工程或安装、阶段、结构、专业组卷:项目(完整word版)项目工程质量档案管理制度
竣工图按建筑、建设、、结构等顺序组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷;原材料试验按单项工程、单位工程组卷。
（3）、案卷及卷内文件不重份；
同一卷内有不同保管期限的文件。该卷保管期限从长。
3、案卷与卷内文件的排列
（1）、管理性文件按问题、时间或重要程度排列归档。
（2)、施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测试验记录、评定、验收排列.
（3）、设备设施文件，按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列归档.
（4）、竣工图按专业、图号排列归档。
（5）、卷内文件一般文字在前，图样在后；
译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草)稿在后。
4、声像材料整理
声像材料整理时应附文字说明.对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录.
5、项目文件的归档
（1)、建设单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后，将经整理，编目后所形成的项目文件按规定的要求,向建设单位档案管理机构归档。
（2）、根据基本建设程序和项目特点,归档可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后于竣工验收文件一并归档。
(3）、归档文件应完整、成套、系统。应记述和反应建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反应项目建设过程和竣工的实际情况，图物(完整word版)项目工程质量档案管理制度相符，技术数据可靠、签字手续完备;文件质量应符合项目文件质量要求的规定。
（4）、设计、施工单位需向本矿归档的文件，应按国家有关档案管理的规定的要求单独立卷归档。
6、项目文件的归档审查施工单位在项目竣工文件收集，编制和整理后,应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审,经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构。
7、项目文件的归档时间
（1）、除受委托进行项目档案汇总整理外，各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目所有文件、措施、方案、各种检验报告、测试报告等向建设单位归档；
有尾工的应在尾工完成后及时归档。即:在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
(2)、购置的设备仪器或引进项目的文件材料在开箱设备验收或接收后即时登记，安装调试后归档，任务结束后一周内向上级档案室移交（如：生产产家、产品合格证、说明书等相关资料)。
（3）、电子文件的归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
(4）、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的`文件材料应在工作结束后及时归档（一周内）.
三、下列文件材料应随时归档:
1、变更文件、修改、补充措施、方案等的文件材料随时归档；
2、矿内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；
3、矿产权变动过程中形成的文件材料;
4、其他临时活动形成的文件材料。
项目工程质量档案管理制度
四、项目档案的整理与移交标准
1、项目档案的整理
全部项目档案的汇总整理应由施工单位负责进行或组织，其内容包括：
（1）、根据专业主管部门的建设项目档案分类编号规则以及项目的实际情况，设计、制定统一的项目档案分类编号体系.单项项目直接按单项项目整理；
专项按照专项分类；大中型项目按工程或类别分类。
（2）、依据项目档案分类编号体系对全部项目档案进行统一的分类和编号；
建设使用单位需要按企业档案统一进行分类和编号的。
（3）、对全部项目档案进行清点、编目,并编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明.
（4）、负责贯彻实行国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格
2、项目档案的移交
（1）、项目档案验收合格后，施工方应按规定的要求，在项目正式通过竣工验收后三个月内，向建设使用单位办理档案移交。凡是分期或分项的项目，应在每期或每项正是通过验收后办理档案移交。
(2)、施工单位与监理单位、建设使用单位及其它有关单位应办理项目档案移交手续，明确档案移交的内容、项目、工程量及工程验收情况说明等，并有完备的清点、签字等交接手续。
项目档案管理制度14
一、目的
为了加强对项目档案的管理，规范项目档案的收集、保存、利用和保密，确保项目档案的完整性和可靠性，提高管理的效率和水平。
二、范围
适用于本公司各项目实施过程中形成的项目档案的管理。三、制度制定程序
1、制订初稿由项目管理部门负责人牵头，组织相关人员起草制度初稿。
2、征求意见初稿完成后，邀请公司内部部门、项目组成员和专业人员进行讨论和修改，并征求公司领导的意见。
3、审批公布经公司领导批准后，制度正式公布。四、制度内容
1、项目档案的名称和范围本管理制度适用于公司各项实施中形成的书面资料、图纸、报告、计划等项目档案。
2、项目档案的目的保障项目档案的完整性和可靠性，提高管理的效率和水平。
3、项目档案的收集各项目组应按照《劳动合同法》、《劳动法》、《劳动保障监察条例》等相关法律法规要求，制定项目档案管理计划，明确项目档案的.收集和维护工作。
4、项目档案的保存项目档案应存放在公司档案库中，并按照项目档案归档分类、编号、注销和保管期限进行管理。
5、项目档案的利用项目档案的利用应遵守相关法律法规和公司内部政策规定，除法律法规规定外，项目档案只能被授权人员查阅和使用。
6、项目档案的保密项目档案应保密，不得向外界泄漏项目的技术、商业和其他机密资料，任何人员不得涂改、删改、挪用项目档案，一旦发现，将依法追究责任。
五、责任主体
1、项目管理部门负责人负责指导和监督项目档案的收集、保存和利用工作。
2、各项目组成员应按规定要求，严格按照规定程序收集和管理项目档案。
3、项目档案保密管理人负责项目档案的保密工作。六、执行程序
1、各项目组应按照《劳动合同法》、《劳动法》、《劳动保障监察条例》等相关法律法规要求，制定项目档案管理计划。
2、项目档案应存放在公司档案库中，按照档案管理标准进行管理。
3、项目档案的利用要经过授权，在授权范围内使用。如有重要的敏感信息，必须经过公司领导批准才能使用。
4、项目档案保密工作应按照公司保密管理制度执行，任何人员不得涂改、删改、挪用项目档案，一旦发现，将依法追究责任。
七、责任追究
任何人员有违反本管理制度规定的，将根据公司有关规定，依法追究责任，承担相应的法律责任。
项目档案管理制度15
一、制度编制的目的项目档案管理制度的编制，是为了规范和统一一切与项目档案有关的工作，强化档案管理，保障企业法制经营和项目落地运营的有序进行。
二、制度范围适用于企业内所有项目档案管理工作。三、制度制定程序1、制定立项审批程序和文件：由企业管理者组织项目决策、立项审批过程，确定项目档案管理计划、政策和程序。
2、制定草案：由企业相关部门和人员按照审批程序，进行项目档案管理制度的起草和修改。
3、部门意见征询：由立项审批机构对起草的制度草案进行审查，征求相关部门、人员和专家评审意见。
4、实施监督评估：由负责人对制度的实行情况进行监督评估，以供下一次修改参考。
四、制度内容1、制度名称：项目档案管理制度。
2、目的：规范项目档案管理工作，保障企业法制经营和项目落地运营的有序进行。
3、范围：适用于企业内所有项目档案管理工作。
4、内容：
（1）立项审批程序和文件；
（2）档案管理的组织管理体制；
（3）档案的评审、归档和保管；
（4）档案的利用和报送；
（5）档案的保密和安全措施；
（6）档案的处置和清理。
5、责任主体：
（1）企业管理者对档案管理工作负总责；
（2）相关部门负责制订和实施档案管理制度；
（3）项目负责人负责档案管理工作的.执行；
（4）所有员工都有责任遵守档案管理制度。
6、执行程序：
（1）制定档案管理工作计划；
（2）档案的归档、存储和报送工作；
（3）档案的利用和保密；
（4）档案的处置和清理。
7、责任追究：对档案管理中出现的失误、疏漏等问题，要追究相应责任人的责任。
五、法律法规要求在制订项目档案管理制度时，应充分考虑符合中国法律要求，涉及的法律法规有：《劳动合同法》《劳动法》《劳动保障监察条例》《行政管理法》等相关法律法规。对于违反法律法规的行为，应及时进行处理并落实责任。
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