工作电话礼仪

工作电话礼仪

工作电话礼仪1

　　一、接听电话要求

　　1、所有来电，务必在三响之内接答。

　　2、通话时，听筒一头应放在耳朵上，话筒一头置于唇下约五公分处，中途若需与他人交谈，就用另一手捂住话筒。

　　3、必要时做好记录，通话要点要问清，然后向对方复述一遍。

　　4、对方挂断之后，方为通话完毕。任何时候不得用力掷听筒。

　　5、在餐厅内不得打私人电话，传私人电话，家有急事来电，应转到部门办公室，并从速结束通话。他人接听，只代为记录。

　　二、接听电话时的言谈规定

　　1、声调要自然、清晰、柔和、亲切，不要装腔作势，声量不要过高，亦不要过低，以免对方听不清楚。

　　2、不准讲粗言，使用蔑视和侮辱性、网络词语的语言。

　　3、不开玩笑。

　　4、多用敬语，注意“请”、“谢谢”字不离口。

　　5、任何时候不准讲“喂”。

　　三、来电接听程序

　　A、问好B、报出你的岗位C、报出你的姓名，具体为：××为您服务D、询问需求

　　1、总机接听内线电话时按A、B、C顺序执行;总机接听外线电话时，按现行规定执行。

　　2、前厅部的总台接待、大堂副理、商务中心、礼宾部应按B(英文)、D(英文)、A(中文)、B(中文)顺序执行。

　　3、其他各部门电话(除部门办公室外)一律按A、B、C顺序执行。

　　4、各部门办公室接听电话按：A+办公室名称+本人姓名顺序执行。

　　5、以上各岗位要求除注明外，一律先使用中文，当对方使用英文时应改为英文服务。

　　四、特殊情况的处理

　　1、当你正在接听电话，有客人前来要求服务时：

　　(1)应面带微笑，点头示意，暗示客人你将尽快为其服务。

　　(2)迅速结束电话交谈，中文讲：“对不起，让您久等了!”对外宾服务时讲：“Thank you for your waiting.”

　　2、当你正在为客人服务，有电话打进来时：

　　(1)应面带微笑，向暂时被中断服务的.客人讲：“对不起，请您稍候。”

　　(2)按照接听电话要求及程序接听电话，并尽快结束接听电话。

　　(3)放下电话后，应立即向被中断服务的客人致歉，讲：“对不起，让您久等了!”对外宾服务时讲：“Thank you for your waiting.”

　　3、当来电要找的人不在时，我们应询问对方是否需要留言或回电话。

　　(1)对不起，先生(女士)，某某现在不在这里，您是否需要留言服务。

　　(2)请问您的电话号码、尊称。

　　(3)做好留言记录，并边记录边重复客人留言，最后复述一遍。

　　五、打电话的礼仪

　　首先，声音基本要求：声音清晰、态度和蔼、言语准确、反应迅速。

　　集中表现在以下六个方面：

　　1、声音亲切、明快

　　2、语气自然、注意措辞

　　3、音量适中

　　4、声调自然

　　5、发音清楚

　　6、语调优美

　　其次要注意：

　　1、说话要直截了当

　　2、做好准备工作

工作电话礼仪2

　　要求一：重要的第一声

　　当我们打电话给某单位，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，对该单位有了较好的印象。在电话中只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。同样说：“你好，这里是XX公司”，但声音要清晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住，接电话时，应有“我代表单位形象”的意识。

　　要求二：要有喜悦的心情

　　打电话时我们要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的'变化，所以即使在电话中，也要抱着“对方看着我”的心态去应对。

　　要求三：清晰明朗的声音

　　打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来。如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的，若坐姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。

　　要求四：迅速准确地接听

　　现代工作人员业务繁忙，桌上往往会有两三部电话，听到电话铃声，应准确迅速的拿起听筒，最好在三声之内接听。电话铃声响一声大约3秒钟。若长时间无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会十分急躁，你的单位会给他留下不好的印象，即使电话离自己很远，听到电话铃声后，附近没有其他人，我们应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每个人都应该拥有的，这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。如果电话铃声响了五声才拿起话筒，应该先向对方道歉，若电话响了许久，接起电话只是“喂”了一声，对方会十分不满，会给对方留下恶劣的印象。

　　要求五：认真清楚地记录

　　随时牢记5WIH技巧，所谓5WIH是指：①When何时②Who何人③Where何地④What何事⑤Why为什么⑥How如何进行，在工作中这些资料都是十分重要的。对打电话，接电话具有相同的重要性，电话记录既要简洁又要完备，有赖于5WIH技巧。

　　要求六：了解来电话的目的

　　上班时间打来的电话几乎都与工作有关。公司的每个电话都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，切忌只说“不在”就把电话挂了。接电话时也要尽可能问清事由，避免误事。我们首先应了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来，委婉的探求对方来电目的，就可不误事而且赢得对方的好感。

　　要求七：挂电话前的礼貌

　　要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气的道别，说一声“再见”，再挂电话，不可只管自己讲完就挂断电话。随着科学技术的发展和人们生活水平的提高，电话的普及率越来越高，人离不开电话，每天要接、打大量的电话。看起来打电话很容易，对着话筒同对方交谈，觉得和当面交谈一样简单，其实不然，打电话大有讲究，可以说是一门学问、一门艺术。

工作电话礼仪3

　　当我们打电话给某单位，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，对该单位有了较好的印象。在电话中只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。

　　同样说：“你好，这里是XX公司”。但声音清晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住，接电话时，应有“我代表单位形象”的意识。

　　要有喜悦的心情

　　打电话时我们要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着“对方看着我”的心态去应对。

　　端正的`姿态与清晰明朗的声音

　　打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来。如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的;若坐姿端正，身体挺直，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。

　　声音要温雅有礼，以恳切之话语表达。口与话筒间，应保持适当距离，适度控制音量，以免听不清楚、滋生误会。或因声音粗大，让人误解为盛气凌人。

工作电话礼仪4

　　现代工作人员业务繁忙，桌上往往会有两三部电话，听到电话铃声，应准确迅速地拿起听筒，接听电话，以长途电话为优先，最好在三声之内接听。电话铃声响一声大约3秒种，若长时间无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会十分急躁，你的单位会给他留下不好的印象。即便电话离自己很远，听到电话铃声后，附近没有其他人，我们应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每个人都应该拥有的，这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的'。如果电话铃响了五声才拿起话筒，应该先向对方道歉，若电话响了许久，接起电话只是“喂”了一声，对方会十分不满，会给对方留下恶劣的印象。

　　认真清楚的记录

　　随时牢记5WIH技巧，所谓5W1H是指①When何时②Who何人③Where何地④What何事⑤Why为什么⑥HOW如何进行。在工作中这些资料都是十分重要的。对打电话，接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备，有赖于5WIH技巧。

　　有效电话沟通

　　上班时间打来的电话几乎都与工作有关，公司的每个电话都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，切忌粗率答复：「他不在」即将电话挂断。接电话时也要尽可能问清事由，避免误事。对方查询本部门其它单位电话号码时，应迅即查告，不能说不知道。

　　我们首先应确认对方身份、了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的，就可不误事而且赢得对方的好感。

　　对对方提出的问题应耐心倾听;表示意见时，应让他能适度地畅所欲言，除非不得已，否则不要插嘴。期间可以通过提问来探究对方的需求与问题。注重倾听与理解、抱有同理心、建立亲和力是有效电话沟通的关键。

　　接到责难或批评性的电话时，应委婉解说，并向其表示歉意或谢意，不可与发话人争辩。

　　电话交谈事项，应注意正确性，将事项完整地交待清楚，以增加对方认同，不可敷衍了事。

　　如遇需要查寻数据或另行联系之查催案件，应先估计可能耗用时间之长短，若查阅或查催时间较长，最好不让对方久候，应改用另行回话之方式，并尽早回话。以电话索取书表时，应即录案把握时效，尽快地寄达。

　　要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，应有明确的结束语，说一声“谢谢”“再见”，再轻轻挂上电话，不可只管自己讲完就挂断电话。

　　电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备，有赖于5WIH技巧。

【工作电话礼仪】相关文章：

电话的礼仪05-16

电话的礼仪09-25

电话礼仪06-05

打电话礼仪和接电话的礼仪-商务礼仪06-05

职场礼仪中的电话礼仪04-23

职场电话礼仪03-30

电话礼仪通用05-31

关于电话礼仪08-02

员工电话礼仪05-31

关于电话的礼仪05-26