转接电话礼仪

转接电话礼仪

　　【转接电话】

　　如果对方要求转接电话，要重复一遍以确认要转接给公司里的哪一位：“对吗？这就为您转接，请稍等。”如果有多名同姓员工，一定要用全名来确认。电话暂时一放，在告诉负责人是谁来的电话后再转接。即使负责人这时就在眼前，也不要用手捂着话筒直接递过去。

　　【保留时间】

　　回答电话里提的问题等时候，要让对方等一会儿，这个时候不需要挂电话，但最多可以让对方等一分钟左右。因为即使自己感觉才一分钟，等着的一方却会感到很漫长。如果估计要等的时间较长，就要说“对不起，可能还需要一些时间，我待会儿再打给您。”，然后确认对方的电话号码和姓名后暂时挂断电话。

　　【负责人不在时】

　　负责人不在的时候，要说“对不起，不在（出去了）”，并告知大概多久会回来。然后再问“您着急吗？”“让他再给您打过去吗？”“方便的话，可以告诉我您有什么事吗？”另外，出差途中的话要告知“出差到x日（星期x）”，休息的话则要告知“今天休息，x日来上班”。任何情况都只需要告知什么时候回来，而不需要说明为什么不在，去了哪里，等等。

　　【负责人在打电话时】

　　如果要转接的对象正在打电话，不要让对方一直等，而要询问：“真不巧，他正在接别的电话，我能为您做些什么呢？”

　　对方说要等的话，就说“那请您稍等。”对方说要再打过来的话，就说“好的，那我转告他您打过电话了。”如果对方希望打过去，就回答“好的，那请告诉我您的联系方式吧。”

　　如果需要转达，要准备好便条，听写事由，听完要重复一遍确认。对方要求打回去或者转告时，要认真确认对方的公司名、部门以及姓名。另外，在挂电话之前要报上自己的名字，并说“一定会转告他”。

　　如果对方说要等，也不要让对方干等着，用简单的便条等告知负责人有电话进来了。

　　【负责人在开会、接待客人时】

　　如果负责人正在接待客人或者开会，基本上不用转接。

　　告诉对方：“真不巧他正在开会（会客），我能为您做些什么呢？”不过，如果事出紧急，或者负责人有过指示说有电话就告诉他的话，在便条上写“xx公司来电话有急事找您”，递过去并接受指示。这样的时候不要忘记要说：“对不起打扰您谈话（开会）了。”

　　【留言条】

　　留言便条上要正确书写接电话的日期、时间、对方的公司名、部门、姓名、留言，最后接电话的人的名字也一定要写上。然后放到负责人办公桌上显眼的位置，等本人回来以后，再口头告知有电话的事。

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