如何与员工进行沟通

如何与员工进行沟通

　　有效沟通，已经成为各类机构的管理者和员工最为关心的问题，但由于沟通媒介泛滥，导致经理人无所适从，以至于再也没人能准确把握沟通的内容，组织内部的沟通隔阂反而因此扩大了。

　　法则一：信息不是沟通

　　公司年度报表中的数字是信息，但在每年一度的股东大会上董事会主席的讲话则是沟通，当然这一沟通是建立在年度报表中的数字之上的。沟通以信息为基础，但和信息不是一回事。

　　信息与人无涉，不是人际间的关系。它越不涉及诸如情感、价值、期望与认知等人的成分，就会越有效力且越值得信赖。信息可以按逻辑关系排列，技术上也可以储存和复制。信息过多或不相关都会使沟通达不到预期效果。

　　而沟通是在人与人之间进行的。信息是中性的，而沟通的背后都隐藏着目的。沟通由于沟通者和接受者认知和意图不同显得多姿多彩。尽管信息对于沟通来说必不可少，但信息过多也会阻碍沟通。“越战”期间，美国国防部陷入到了铺天盖地的数据中。信息就像照明灯一样，当灯光过于刺眼时，人眼会瞎。信息过多也会让人无所适从。

　　法则二：沟通是一种感知

　　禅宗曾提出过一个问题，“若林中树倒时无人听见，会有声响吗？”答曰：“没有。”树倒了，确实会产生声波，但除非有人感知到了，否则，就是没有声响。沟通只在有接受者时才会发生。

　　与他人说话时必须依据对方的经验。如果一个经理人和一个半文盲员工交谈，他必须用对方熟悉的语言，否则结果可想而知。谈话时试图向对方解释自己常用的专门用语并无益处，因为这些用语已超出了他们的感知能力。

　　接受者的认知取决于他的教育背景、过去的经历以及他的情绪。如果沟通者没有意识到这些问题的话，他的沟通将会是无效的。另外，晦涩的语句就意味着杂乱的思路，所以，需要修正的不是语句，而是语句背后想要表达的看法。

　　有效的沟通取决于接受者如何去理解。例如经理告诉他的助手：“请尽快处理这件事，好吗？”助手会根据老板的语气、表达方式和身体语言来判断，这究竟是命令还是请求。德鲁克说：“人无法只靠一句话来沟通，总是得靠整个人来沟通。”所以，无论使用什么样的渠道，沟通的第一个问题必须是，“这一讯息是否在接受者的接收范围之内？他能否收得到？他如何理解？”

　　法则三：沟通是一种期望

　　对管理者来说，在进行沟通之前，了解接受者的期待是什么显得尤为重要。只有这样，我们才可以知道是否能利用他的期望来进行沟通，或者是否需要用“孤独感的震撼”与“唤醒”来突破接受者的期望，并迫使他领悟到意料之外的事已经发生。因为我们所察觉到的，都是我们期望察觉到的东西；我们的心智模式会使我们强烈抗拒任何不符合其“期望”的企图，出乎意料之外的事通常是不会被接收的。

　　一位经理安排一名主管去管理一个生产车间，但是这位主管认为，管理该车间这样混乱的部门是件费力不讨好的事。经理于是开始了解主管的期望，如果这位主管是一位积极进取的年轻人，经理就应该告诉他，管理生产车间更能锻炼和反映他的能力，今后还可能会得到进一步的提升；相反，如果这位主管只是得过且过，经理就应该告诉他，由于公司精简人员，他必须去车间，否则只有离开公司。

　　法则四：沟通产生要求

　　一个人一般不会做不必要的沟通。沟通永远都是一种“宣传”，都是为了达到某种目的，例如发号施令、指导、斥责或款待。沟通总是会产生要求，它总是要求接受者要成为某人、完成某事、相信某种理念，它也经常诉诸激励。换言之，如果沟通能够符合接受者的渴望、价值与目的的话，它就具有说服力，这时沟通会改变一个人的性格、价值、信仰与渴望。假如沟通违背了接受者的渴望、价值与动机时，可能一点也不会被接受，或者最坏的情况是受到抗拒。

　　宣传的危险在于无人相信，这使得每次沟通的动机都变得可疑。最后，沟通的讯息无法为人接受。全心宣传的结果，不是造就出狂热者，而是讥讽者，这时沟通起到了适得其反的效果。

　　一家公司员工因为工作压力大，待遇低而产生不满情绪，纷纷怠工或准备另谋高就，这时，公司管理层反而提出口号“今天工作不努力，明天努力找工作”，就会更加招致员工反感。德鲁克提出的四个“简单”问题，可以用来自我检测，看看你是否能在沟通时去运用上述法则和方法：一个人必须知道说什么；一个人必须知道什么时候说；一个人必须知道对谁说；一个人必须知道怎么说。

　　拓展：

　　1、人前表扬，私下批评

　　如果你经常赞赏褒奖员工，你会发现员工也会给你更多的积极反应。记得，在人前表扬，在私下批评。当别人事情做得很好时，不仅要当众表扬员工们的全力以赴，也要让其他的员工注意到你的赏罚分明。

　　2、对实际评论，避免假设

　　对别人进行评价，说他们不是一个很好的员工，这些言辞对你的员工起不到任何作用。但是，如果你告诉他们你观察到的现象，给他们建议，表明你的言论，并帮助他们持之以恒地前行。比如说，“你不是一个好成员”，这是一个假设，而“我注意到你在团队会议上说的不多，你可以多多发言”，这就是观察。

　　3、解释不良行为的负面后果

　　人们往往认为自己的缺点无所谓，而当你给予建议、帮助他们提高的时候，他们也会认为你只是小题大做而已。不妨详细解释一下这种行为的后果，直截了当地告诉他们如何进行改变。

　　4、让他们清楚你的要求

　　和“你努力得不够”相比，“我更希望看到你花25%的时间去拜访现有客户”这样的说法更直接，也更具说服力。

　　5、避免间接反馈

　　没有什么比“有人告诉我”更糟糕的开场白了，千万不要以这样的内容开始你的谈话。

　　6、你指派的工作是否与员工的能力匹配

　　有些人可能无法完成工作，那么他们可能需要培训，或是向有经验的人学习;而那些经验丰富、技巧熟练却没有得到最佳利用的，可能需要让他们参与到更多的决策和培训中来，以鼓励他们做出努力。

　　7、更具体地表述

　　无论你做什么，不要简明扼要地说明，也不要以“你希望事情得到改善，变得更好”为借口。和“你不擅长与团队沟通”相比，“我认为你需要留出一点时间与产品部坐下来聊聊”更有效果。

　　8、及时反馈

　　在年终的时候，将年度工作情况总结起来进行评估，这是起不到什么作用的，还会落个不好的评价。在每一次问题发生时，就要进行反馈。“我想了解下昨天客人特别生气的原因”，往往比“过去几个月，和客户的争论发生了好几起”要好得多。

　　9、保持自信

　　我自己最喜欢的工具，就是所谓的“自信模型”——展现你的理解，描述你的感觉，讲述你的期望。我常常将它运用在绩效管理培训，以及一些大型企业集团的客户关系问题中。

　　运用起来就会是这样的效果：“我完全理解你错过了截止日期的原因。但是，如果你可以提前告诉我，我就可以提前采取一些行动。我希望你能在明天结束前，将这个月的数字报告给到我，下一次如果你对截止日期有疑问的话，记得提前告诉我，如果你需要的话，我也会尽量帮助你。”

　　如果你想尝试下这个模式，不如现在就将它运用到邮件或信件中，文字的改变造成的影响绝对会让你大吃一惊。